Propuestas de mejoras en la gestión de contratos en Codelco

Abstract

Actualmente en Codelco, la Gestión de Contratos presenta diversas dificultades, las que a juicio de la Gerencia Corporativa de Abastecimiento, recaen principalmente en los Administradores de Contratos.

Los contratos representan una cifra de más de dos mil millones de dólares anuales, por lo que encontrar posibilidades de mejoras en la gestión, posibilita un ahorro en los costos por parte de Codelco, al tener contratos gestionados de mejor forma.

Por lo mismo el presente informe buscó obtener una correcta identificación de los problemas en la gestión de los administradores de contratos, para así proponer posibles mejoras en la gestión para Codelco.

Para ello se empleó una metodología la cuál incorporó un modelamiento en IDEF0 para revisar los procesos en el ciclo de vida de un contrato, desde cuando surge la identificación de la necesidad de llamar a licitación, pasando por el proceso de contratación, con la consiguiente fase de gestión de los contratos, hasta el cierre de este. A su vez se realizó un levantamiento de los reclamos hechos por las empresas contratistas, para verificar cuál eran los principales problemas según el punto de vista de ellos, y se realizó un análisis sobre los administradores de contratos. Los resultados de dicho análisis mostraron que los principales problemas en la gestión están dados por falencias en la redacción de las bases de licitación, en errores de los administradores de contratos, en problemas derivados de cambios en el escenario económico, y en una falta de control general en el ciclo de vida del contrato

Se propuso finalmente como mejora para la gestión una forma de estudiar el rubro que se requiere contratar, que incluye los elementos necesarios a la fase previa de contratación, para definir de forma correcta el contrato. Una forma para decidir quiénes deben participar en la elaboración de las bases técnicas, y servir de red de apoyo al contrato durante su ciclo de vida. Y por ultimo una guía para la elaboración de las bases, con herramientas de uso interno, y salidas durante su confección, que posibilite obtener mejoras gracias a un mejor control, en la futura gestión de los contratos.