Certificación para la Digitalización de Documentos en Chile

Abstract

En la actualidad, el manejo de documentos electrónicos es una tendencia al alza en Chile. Sin embargo, en la actualidad la mayoría de la documentación con valor legal es manejada en papel, no existiendo un procedimiento que permita certificar copias electrónicas de documentos. Es así que el presente trabajo tuvo como objetivo sentar las bases para definir los estándares y procedimientos necesarios para establecer la digitalización certificada en Chile, permitiendo de esta forma otorgarle valor legal a las copias electrónicas de documentos en papel.

El estudio realizado buscó conocer la actualidad legal e idiosincrática del país, analizándose las legislaciones válidas actualmente relacionadas con la gestión documental. Las legislaciones estudiadas fueron la Ley de Microficha y Micrograbación, la Ley de Documento Electrónico y Firma Digital; y la Ley de Acceso Público a la Información. Además se analizaron los distintos puntos de vista de los agentes involucrados, en donde se encontraron dos puntos de vista muy dispares: por un lado se veía a la digitalización certificada como una forma de eliminar los documentos en papel; por otra parte, se consideraba como la mejor forma de resguardar los documentos originales en papel, utilizando sus copias electrónicas.

Se analizaron los procedimientos utilizados por otros países en la aplicación de la digitalización certificada. Principalmente existen dos criterios, en donde España y el Reino Unido tienen una legislación enfocada en la digitalización certificada de documentos públicos, que deben ser digitalizados y certificados por organismos públicos, y cuyo fin es el acceso a dicha información por los ciudadanos. El segundo criterio, reflejado en la legislación de Estados Unidos y Perú, busca certificar documentos generados por instituciones privadas, permitiendo que empresas técnicamente idóneas realicen la digitalización, bajo la fiscalización de una organización.

Dado el estudio de la realidad Chilena e internacional, se presentaron tres propuestas de procedimientos de digitalización. Se determinó que la Certificación Estatal: documentos públicos y privados, es la que mejor se adapta a la realidad nacional, permitiendo certificar documentos digitalizados privados y públicos, siendo el estado el responsable de certificar la autenticidad y veracidad de las copias electrónicas.

En términos generales las propuestas de implementación buscan alinearse con la legislación actual de los documentos electrónicos, que deben ser certificados por firma electrónica avanzada, siendo este el método seleccionado de certificación. Además, el presente trabajo analizó todos los puntos críticos que debe contener una futura legislación, definiendo cuales son las consideraciones que se deben realizar para definir un procedimiento de digitalización y certificación.