Evaluación, estandarización y rediseño del proceso de contratación de personal de la dirección de desarrollo comunitario de la Municipalidad de Providencia

Abstract

El presente trabajo de Memoria, se desarrolló en la Dirección de Desarrollo Comunitario de la Ilustre Municipalidad de Providencia. Y tuvo como objetivo general evaluar y proponer mejoras en términos de eficiencia, al proceso de Contratación de Personal de esta Dirección. Se hace necesaria una ejecución eficiente y eficaz del proceso, con el fin de no retrasar ni obstaculizar las actividades de los distintos programas sociales instaurados por la DIDECO. Además de la definición de roles dentro del proceso, con el fin de mejorar la coordinación entre las distintas entidades involucradas en este. La metodología utilizada en el desarrollo del proyecto, corresponde a la de rediseño de procesos. Sobre esta base, se procedió a analizar, modelar y estandarizar el proceso señalado, para luego definir las posibles mejoras. Mediante un acabado análisis de la situación actual, se pudo reconocer significantes problemas en el proceso, donde el más crítico resultó ser el tiempo de ejecución de este, el cual es de casi 3 meses. Además se evidenció, que al ser un proceso completamente manual, no solo afecta el tiempo sino que también se genera una serie de errores de información. Considerando los problemas identificados, se procedió a formular una propuesta de rediseño para la mejora del proceso. Esta derivó principalmente en una sistematización del proceso, que permitiera un procedimiento más eficiente y expedito. Como resultado de la estandarización y rediseño del proceso, se reduciría el tiempo total de ejecución en 25 días, lo que equivale a una disminución mayor al 50%. Los beneficios esperados van ligados principalmente a una liberación de horas hombre y una mayor eficiencia del proceso de Contratación. En cuanto a los costos, el proyecto tendría una inversión inicial de $5 millones, asociados al desarrollo del sistema, además de un costo mensual estimado en $1,2 millones por mantención y control del proceso. Se estima que la implementación final del rediseño del proceso, podría llevarse a cabo en un plazo de 4 meses. Se puede concluir, que en relación al objetivo final del proyecto, se obtuvo alentadores resultados. El análisis y rediseño del proceso actual, generaría una mayor eficiencia del proceso y un aumento en la productividad. Finalmente se obtiene un proceso estandarizado, con indicadores que permiten un correcto seguimiento y control para la mejora continua.