La gestión del cambio en un sistema de gestión de proyectos

Abstract

El propósito de este trabajo es validar una metodología de gestión del cambio, aplicándola a un nuevo diseño de gestión de proyectos basado en grupos de procesos. Corresponde a la incorporación de la Gerencia de Proyectos (GPRO) de Codelco División El Teniente a una carretera metodológica que guía la forma de desarrollar proyectos con altos estándares gestión. Se enmarca en las mejoras de la eficiencia operacional que realizan continuamente las organizaciones. Los aspectos técnicos considerados en el diseño del SGP son: la guía de gestión de proyectos Codelco denominada SIC, el estándar de la ISO para la gestión de proyectos y la guía de buenas prácticas del PMBOK (Project Management Body of Knowledge). En lo que respecta al recurso humano se consideran: para el proceso de cambio, el modelo de Kotter; para la gestión del conocimiento, el modelo de los japoneses Nonaka & Takeuchi y para generar las condiciones de desarrollo y homologación del conocimiento, las comunidades de práctica. Desde el punto de vista de los resultados, el modelo técnico del SGP está basado en los grupos de procesos de iniciación, planificación, ejecución, control y cierre, donde cada uno contiene un conjunto listas de verificación, guías de gestión de proyectos y procedimientos provenientes de estándares, buenas prácticas y el conocimiento organizacional GPRO. Estos, son evidenciados en una aplicación computacional WEB. En lo relacionado a las personas, hubo una integración de las diferentes áreas de la GPRO, quienes se conectaron a través de grupos de conocimiento especializados (costo, plazo, seguridad, calidad, entre otros). Estas comunidades no sólo permitieron homologar y transferir el conocimiento en su interior, sino también lo desarrollaron, rompieron compartimientos estancos de trabajo de proyectos y generaron redes de apoyo, inexistentes antes de su implantación. Las personas que trabajaron en el SGP lo hicieron en forma paralela a sus compromisos formales en los proyectos. Esto permite concluir que, para garantizar la participación y mejora de procesos, es necesario generar un entorno en que ellos estén motivados, entusiastas y apasionados. Indispensable es contar con el apoyo del gerente de proyectos (sponsor principal) quien valida y refuerza este cambio organizacional. Un proceso de cambio como ese, debe realizarse paso a paso. Lo desarrollado representa sólo el primer escalón de una gran épica (que ya es un avance importante). Continuar con ese esfuerzo organizacional, necesariamente requiere de un liderazgo explicito, un plan de trabajo, seguimiento y control. Los resultados se reflejarán en beneficios para la empresa, confianza al dueño y nuevas oportunidades y desarrollo profesional a sus integrantes.