Diseño de proceso para generar automáticamente documentos de despacho

Abstract

Empresas Iansa es la principal productora, distribuidora y comercializadora de azúcar en Chile. Diariamente mueve 1.800 toneladas de azúcar desde sus cinco plantas: Quilicura, Curicó, Linares, Chillán y Los Ángeles. El principal negocio de la empresa es la venta de azúcar, pero también tiene los negocios de coproductos, edulcorantes, alimento para mascotas y nutrición animal. Para llegar a cada uno de los clientes existe un proceso de despacho, que se lleva a cabo desde que un cliente emite una orden de compra hasta que el transportista llega con el producto hasta su destino. A grandes rasgos el proceso de despacho se realiza durante tres días: el primer día se ingresan todos los pedidos al sistema, el segundo día se asignan a un transporte para hacer el despacho y se realiza la preparación física de los productos solicitados y el tercer día se hace la entrega al cliente. La operación diaria se ve afectada por la lentitud existente en el proceso de despacho, provocando atochamiento de los camiones y retrasos en el carguío y la entrega de los pedidos, afectando principalmente el nivel de servicio que se está entregado actualmente a los clientes. El principal cuello de botella detectado en el proceso es la emisión de documentos. Durante el desarrollo de este trabajo se detectó que la elaboración de las órdenes de picking por parte del personal de la bodega se realiza de forma manual completando una planilla impresa a partir de la información que extrae desde el sistema interno. El área de despacho ocupa gran parte de su tiempo en digitar la información para crear cada documento de despacho. Toda la información que digitan o completan está incorporada en el programa de despacho que entrega el planificador o en el sistema Sap, por lo que no es óptimo que distintas personas estén transcribiendo la misma información de un lado a otro siendo que se podría almacenar toda en un lugar desde su creación. El objetivo principal de este trabajo es diseñar un nuevo proceso de despacho en que se generen automática y electrónicamente los diferentes documentos involucrados en él. Para esto la metodología utilizada fue el enfoque BPM de rediseño de procesos, obtenida principalmente de las clases de cátedra del ramo impartido por el Departamento de Ingeniería Industrial de la Universidad de Chile: IN55A Diseño de Sistemas de Información Administrativos. El resultado de este trabajo es el diseño de un nuevo proceso donde los documentos involucrados en él se generan de manera automática sólo digitando la patente del camión que realizará la ruta.