Formalización del proceso de gestión del portafolio de proyectos de una empresa de desarrollo de software

Abstract

La empresa Blueprints IT se dedica principalmente al desarrollo de software y a consultorías. Durante los últimos años ha crecido en el número de proyectos simultáneos que realiza, por lo que ha visto necesario la incorporación de 2 personas que apoyen la gestión de proyectos. La empresa no tiene documentados sus procesos, por tal motivo la gestión de proyectos depende de las personas que están a cargo en ese momento. Esto ocasiona que se presenten problemas tales como: pérdida del conocimiento de gestión, proyectos planificados sin conocimiento de los recursos, desvío del proyecto, desconocimiento de factibilidad de ejecución, que no se mantenga información histórica y, por parte de la empresa, desconocimiento de las tareas que se realizan en el proceso de gestión. Los procesos de toma de decisiones deben ser guiados por criterios objetivos, que permitan seleccionar los proyectos que estarán en el portafolio hacia la satisfacción de las necesidades estratégicas, actualmente, se basan únicamente en un intercambio de opiniones y de la experiencia de los ejecutivos de la organización. El tamaño de la empresa, los años que se encuentra en el mercado, el afán por crecer ordenadamente y que Blueprints IT no tiene experiencia en manejar sus proyectos de manera unificada y peor aún de la administración de un portafolio que guíe la toma de decisiones, llevaron a la necesidad de realizar la especificación explícita del conjunto de procesos que están involucrados en la gestión del portafolio de proyectos de la empresa, incluyendo los subprocesos de inicio, planificación, ejecución, monitoreo, re-planificación y cierre de proyectos, para esto, junto con la gerencia se realizó el análisis de las metodologías propuestas y especialmente de las actividades y tareas que se encuentran en cada metodología, entonces se concluyó que la propuesta que mejor se acopla a la realidad de la organización es la que presenta Levine. Por medio de la ejecución de un piloto en el que se incluyeron dos proyectos, se logró determinar principalmente que, al tener visibilidad de todo el conjunto de proyectos, se puede trabajar en función de: 1) mejorar el beneficio económico, 2) de evaluar constantemente la salud de los proyectos y 3) mejorar la organización de la empresa. Este trabajo de tesis permite, contar con el conocimiento documentado, disponer de material de inducción para nuevos jefes de proyecto, conocer la factibilidad de ejecución y tener visibilidad de los proyectos.