Diseño de un sistema de control presupuestario de proyectos de inversión en el Poder Judicial

Abstract

El Poder Judicial posee como fuente de financiamiento la formulación de proyectos de inversión (Subtítulo 31), los que han experimentado un incremento explosivo de un 344% entre el período 2014-2017, aumentando el procesamiento de estados de pago y evidenciado deficiencias en el proceso de control presupuestario tales como estados de pago duplicados, procesos de revisión redundantes y que no están formalizados, basados en una división organizacional que no está acorde a las nuevas necesidades. El objetivo principal es rediseñar el proceso de control presupuestario de proyectos de inversión (Subtítulo 31) y su recuperación (Subtítulo 32). Como metodología de trabajo, se determinaron cuatro aspectos claves de análisis: personas, procesos, tecnología empleada y departamentos involucrados. Ésta se utiliza tanto al momento de describir la situación actual, la propuesta de rediseño, como también al momento de determinar las brechas respectivas y su plan de implementación. Del análisis efectuado, se han detectado fuertes deficiencias: no existe una estructura formal destinada para el control presupuestario, no existe información sistémica que permita una toma de decisiones informada y oportuna, el proceso no se encuentra formalizado en un manual actualizado, y los procesos que existen son repetitivos, ineficientes y adolecen de errores, existiendo múltiples departamentos involucrados pero que no se comunican en un lenguaje común, a pesar de existir una plataforma única. Se logró determinar una situación deseable, rediseñando los puestos de trabajo, creando un cargo para el control presupuestario (Analista de Proyectos de Inversión); la definición de procesos clave dentro del proceso general de control presupuestario, modelado con herramientas gráficas; y las tecnologías de la información que serán exigibles. De la comparativa de brechas, más una evaluación social a nivel de perfil del rediseño del control presupuestario de proyectos de inversión (considerando que la fuente de los recursos son públicos y pueden tener un uso alternativo) se ha establecido su bondad, concluyendo que los ahorros que serán generados superan con creces los costos de su implementación. Para que la implementación sea exitosa, se requiere crear el cargo de Analista de Inversiones, estandarizar el control presupuestario a través de manuales acorde a las responsabilidades con la nueva estructura y los sistemas esperados; el diseño e implementación del módulo de inversiones en el sistema CGU+PLUS, con la respectiva capacitación; y fortalecer la comunicación y coordinación entre los departamentos involucrados, principalmente, esperando aumentar la ejecución presupuestaria en un 1,93% (M$1.684.385).