Requerimientos del sistema de visibilidad y trazabilidad de la Central de Abastecimiento del Sistema Nacional de Servicios de Salud (CENABAST)

Abstract

Actualmente CENABAST no logra generar visibilidad ni trazabilidad de los productos enviados desde proveedores a los clientes en forma oportuna, lo que se observa en todas sus líneas de negocio. En otras palabras, cada vez que un proveedor entrega productos para su distribución CENABAST no consigue saber con exactitud qué productos son despachados por el proveedor, cuánta es la cantidad o número de factura de cada uno y tampoco cuántos son los bultos asociados al pedido. Posteriormente, una vez que los productos salen de la bodega de cada proveedor no se captura información para conocer el estado del pedido hasta la entrega al cliente, específicamente no se sabe cuándo fueron despachados los pedidos desde la bodega del proveedor y tampoco cuándo fueron entregados al cliente de CENABAST. El actual diseño de retroalimentación de información ha dejado a CENABAST dependiendo de la voluntad de cada proveedor de generar la retroalimentación de información indispensable. Esto provoca incertidumbre en toda la cadena de abastecimiento a la hora de informar el estado de los envíos de productos y/o resolver incidencias, como retrasos en la operación, segundos intentos de entrega o en la logística inversa, también al momento de cobrar comisiones y sanciones. Por lo tanto, CENABAST identifica y declara oportunidades de mejora en términos de retroalimentación de información y de visibilidad y trazabilidad. Este trabajo tiene como objetivo establecer los requerimientos del sistema de visibilidad y trazabilidad (SVYT) de CENABAST para apoyar el mejoramiento de la gestión, a través de un diseño conceptual del proceso de captura de información. Para esto se realiza un levantamiento de los procesos de la cadena de abastecimiento actual, se desarrolla el modelamiento y diseño conceptual del proceso de captura de información, identificando las distintas etapas, procedimientos y procesos, relación y responsabilidades entre los distintos actores, específicamente en términos de necesidades y entrega de información en tiempo y forma. El desarrollo de la plataforma SVYT, mediante la integración de los requerimientos funcionales establecidos en esta memoria, otorga a CENABAST la capacidad de obtener información propia de las fechas de retiro y entrega de productos, cantidad de bultos retirados y transportados por el operador logístico identificando lotes y fechas de vencimiento respectivas, fechas de digitalización de cedible y fechas de devolución de cedible a proveedor, dejando así de depender de la retroalimentación voluntaria de información que generan los actores involucrados. Con esto, puede capturar toda la información que requiere para la correcta y oportuna toma de decisiones, para la generación de los indicadores de cumplimiento en cantidad y en oportunidad, para verificar que los cobros de transporte corresponden a lo programado y para la identificación y generación de las sanciones correspondientes a incumplimientos.