Diseño de una estrategia de adopción de procesos financiero-contables en la implementación de SAP en la Universidad de Chile

Abstract

El presente trabajo de memoria tiene por objetivo diseñar una estrategia de adopción de procesos financiero contables en la implementación de SAP en la Universidad de Chile. Para ello, se recogen aprendizajes obtenidos de otras implementaciones de ERP en universidades, cuyas características únicas, como su alto grado de descentralización e independencia entres sus unidades, pueden crear dificultades en el proceso de implementación. Se presentan factores críticos de éxito y problemáticas clave para la implementación en universidades, dando cuenta de la importancia de tenerlos bajo control y como, al analizar experiencias de otras universidades chilenas, se observa que varias de éstas no alcanzan el éxito esperado debido a desatender estos factores. Para el proyecto en cuestión, el mayor riesgo es la dificultad de alinear a las facultades en torno a establecer procesos estandarizados para toda la organización, con el fin de evitar excesivas customizaciones del ERP, lo cual se dificulta aún más por el hecho de que la implementación se realiza por fases. Se realiza un análisis de los procesos a implementar, determinando fits y gaps con las prácticas del ERP, considerándolos a nivel funcional, de integración y de capacitación, deduciendo que las principales dificultades no son de carácter funcional, sino que se deben a gaps de integración y capacitación. Como resultado, se obtiene que el ERP disminuye la cantidad total de actividades debido a la eliminación de actividades manuales de poco valor y a la automatización de procesos, lo que trae consigo un aumento de las actividades de sistema. Además, se reducen la cantidad de actividades por rol, lo cual, en teoría, permitiría una liberación de recursos que pueden ser destinados a actividades más valiosas dentro de la organización. Finalmente, se establece una estrategia a nivel de procesos, proponiendo comenzar por los de Proyección Presupuestaria (FEN), Elaboración de Estados Financieros (SSCC), Remesa (SSCC) y Planificación Anual de Presupuesto (Derecho), debido a que tienen un gran impacto y su dificultad es cercana a la media, para luego implementar un grupo de dificultad similar, pero de impacto menor, conformado por los procesos de Pago de Factura (SSCC), Redistribución Presupuestaria (Derecho) y Control de Ejecución Presupuestaria (Derecho), quedando, como última prioridad, los procesos de Elaboración del Presupuesto Global Anual y el Pago de Remuneraciones; el primero debido a su alto impacto y dificultad, mientras que el segundo debido a su alta dificultad y poco impacto.