Diseño de prototipo computacional para apoyar el control de gestión con asignación óptima de boxes de atención para profesionales médicos en una institución de salud

Abstract

Para un hospital, el correcto funcionamiento del proceso de agendamiento es fundamental para mantener sus índices de eficiencia y calidad, enfocándose principalmente en su habilidad de ofrecer un acceso oportuno a los distintos servicios que ofrece. Particularmente, la institución de salud estudiada presenta un problema de baja utilización de recurso de sus boxes clínicos para la atención del tipo ambulatoria. En este contexto, el proceso de agendamiento de las citas, realizado por la Unidad de Agendamiento, se encuentra limitado por la baja disponibilidad de horas de los médicos internos y una mala gestión de agendamiento de médicos externos, sumado también a la gran superficie que cubre el hospital y las distintas preferencias sobre los boxes de atención que tienen los médicos. Por otro lado, la manualidad en sus procesos y en la gestión de las agendas de todas las especialidades y doctores a través de hojas de cálculo en Excel es un gran foco de ineficiencias. En términos del control de gestión de la utilización de los boxes clínicos y las atenciones médicas, no se tiene claridad si la forma de cálculo de los KPIs es la adecuada y puede que esto esté afectando la forma de monitorear desempeños, como también el incumplimiento de los protocolos internos. El objetivo general del presente trabajo corresponde al levantamiento del proceso de agendamiento de horas clínicas de atención y el diseño de un prototipo funcional para apoyar el control de gestión y la asignación óptima de los boxes de atención. Esto es abordado mediante la metodología Lean Six Sigma, con su herramienta DMAIC. Así, se procede a realizar el levantamiento de la situación actual, la recopilación de los datos, el análisis de los problemas evidenciados y el posterior rediseño de procesos y el prototipado de la propuesta de mejora planteada para la problemática encontrada. A partir de los procesos ya diagramados por la Unidad de Procesos, se realiza una rediagramación de flujos y la propuesta de métricas e indicadores para apoyar el control de gestión de la Unidad de Agendamiento, con un total de 17 métricas sugeridas. Ligadas a estas, la principal propuesta de mejora responde a la necesidad de centralización y visualización de los datos, generando así un prototipo funcional en Power BI consistente en un dashboard que despliega estas métricas de una manera amigable al usuario, con sus respectivos permisos y restricciones, para apoyar así la toma de decisiones a nivel organizacional. Las métricas están insertas en un total de 10 reportes, que cumplen el objetivo de responder las preguntas de negocio de la contraparte. A su vez, este prototipo se apoya a nivel de capa de datos del modelo de asignación óptima de los boxes de atención con el fin de aumentar la utilización. Resulta necesaria la prolijidad en la mantención del estado de los datos para que el prototipo funcione correctamente y lograr generar así un seguimiento periódico de las métricas con la finalidad de realizar el control de gestión del proceso de manera óptima.