Rediseño del proceso de gestión de proyectos de una empresa Consultora con el fin de optimizar sus recursos y asegurar propuestas de calidad a sus clientes

Abstract

Pragmaxion es una empresa creada en 2011 que se dedica a entregar asesoría en materia de gestión a grandes empresas. Desde su comienzo se ha distinguido por entregar un servicio impecable a cada uno de sus clientes y por enfocarse en lograr resultados aún más allá de los esperado, registrando una facturación anual de aproximadamente $1.000.000.000 de pesos. En este contexto, tras años en el mercado de la consultoría, la directiva de la empresa comenzó a notar que estaba presentando problemas en su quehacer. Particularmente, detectaron cuatro inconvenientes: les costaba transmitir la forma en que desarrollaban su trabajo, detectaron omisión de pasos claves en la ejecución de sus proyectos, no estaban incorporando los aprendizajes al final de sus proyectos y no estaban aprovechando las herramientas que se creaban en otros proyectos. Por lo tanto, llegaron a la conclusión de que necesitaban una metodología de trabajo, por lo que crearon el Método Pragmaxion. Sin embargo, esta nueva herramienta no fue correctamente incorporada por parte de los consultores. Con lo anterior en consideración, este trabajo propuso que el problema que enfrentaba esta empresa era la baja utilización del Método Pragmaxion.

La forma de enfrentar el problema detectado fue mediante el rediseño del Método Pragmaxion y el diseño de un plan de implementación. El rediseño, ejecutado acorde a la metodología Lean, se realizó en tres etapas: eliminar del las partes del Método que no aportaban valor, potenciar aquellas que sí aportaban valor y, por último, reestructurar las actividades resultantes de los dos procesos anteriores. De esta forma, se redujo un 18% de las secciones del Método y un 65% de los caracteres. Así también, se potenció el valor entregado por las actividades relacionadas con gestión de riesgo y medición de captura de valor. Finalmente, esta nueva versión del Método fue entregada mediante una afiche, un libro y una versión digital. Por otra parte, el plan de implementación fue realizado en base a los ocho pasos de Kotter. Los objetivos de este plan eran que los consultores sientan propio el Método, lo utilices y continúen trabajando en su mejora.

Finalmente, tras ejecutar una fase de pilotaje para gestión de riesgos, se puede concluir que el rediseño del Método Pragmaxion es de valor para la empresa en términos de calidad, costos y delivery. Pues al gestionar las amenazas que pueden afectar el resultado de un proyecto, se puede entregar un servicio de mejor calidad a sus clientes. Así también, se estima que contar con una metodología de gestión de riesgos tiene un valor económico de $119.978.995, correspondiente a un 12% de los ingresos de Pragmaxion. Y, por último, al anticipar los riesgos que puede enfrentar un proyecto, aumenta la probabilidad de entregar el proyecto en la fecha acordad con el cliente. Se estima que todos estos beneficios, crecerán aún más en la medida que Pragmaxion ejecute el plan de implementación entregado, pudiendo alcanzar un valor potencial de entre $300 y $400 millones de pesos.