Fortalecimiento de la toma de decisiones en la asignación de requerimientos de compras en Metro S.A.

Abstract

Tradicionalmente la gestión de compras es vista como una actividad que busca aportar con la adquisición de bienes y servicios a los mejores precios, con la calidad exigida y en el tiempo requerido. En metro S.A. esto no es una excepción, el proceso de compra es una parte estratégica tanto para la construcción, como así también de la operación del sistema. El proceso de compra en la compañía se divide en tres grandes etapas: La necesidad del requerimiento, la gestión de compra y el pago. Siendo la gestión de compras compuesta por la asignación y la definición de la estrategia de compra. La estrategia de compra se refiere a si será un proceso de cotización privada, compra directa, licitación, entre otros. En la gestión de compras propiamente tal, entra a regir el Manual de Adquisiciones Corporativas (MAC) el cual contiene la normativa que establece como regla general dos tipos de compra: la centralizada y la descentralizada. La compra Descentralizada , se refiere al proceso de compra que se ejecuta directamente por un área usuaria. La compra Centralizada , se refiere al proceso de compra que se ejecuta cuando un área usuaria acude a la gerencia de abastecimiento, para que realice el proceso de compra. Por el lado de la asignación, se refiere a determinar (o identificar) quién será el gestor de comprar que definirá y llevará la a cabo la estrategia. Hoy este proceso se efectúa de manera manual, bajo criterios personalizados y con baja explotación de la data histórica. Lo anterior, trae consigo una serie de problemáticas, tales como: desequilibrios en la carga de trabajo, reprocesos, costos en HH dedicadas a la asignación, etc. Todos estos impactos afectan de una u otra manera a los resultados de la ejecución de la compra. El proyecto busca mejorar la eficiencia de la de la asignación de compra. De tal forma de contar con un proceso de asignación de requerimientos integrado, estandarizado y con el conocimiento específico. La solución se aplicará para todas las compras centralizadas de bienes de la empresa. Desde la etapa de recepción de las solicitudes de pedido (SolPed) hasta la identificación y la asignación de esta al gestor de compra. La propuesta se solución se basa en un sistema experto, que será capaz de adquirir el conocimiento del experto del negocio e incorporando nuevos conocimientos. Buscando disminuir los costos de HH y mejorando los niveles de integración entre procesos.