Evaluación de factibilidad estratégica, técnica y económica del plan de optimización de costos operacionales del área de finanzas de una empresa de servicios profesionales en Chile

Abstract

La presente tesis tuvo como objetivo evaluar la factibilidad estratégica, técnica y económica del plan de optimización de costos operacionales del área de finanzas de una empresa de servicios profesionales en Chile, que permita específicamente recuperar la inversión y generar una reducción de al menos 20% de los costos operacionales del área en un periodo de 5 años. Según la información obtenida de la empresa en estudio, el área de finanzas cuenta actualmente con 65 personas full time y su costo anual de operación asciende a MM$ 1.473,2. Este costo representa casi un 1,5% del ingreso y es un 5,7% del overhead total de la firma. De acuerdo con el diagnóstico realizado, el área de finanzas tiene una dotación desproporcional respecto de su benchmark, su costo como porcentaje del ingreso está por debajo de la mediana y tiene un tamaño desproporcionado respecto de su contraparte canadiense. Si bien en general los clientes tienen una alta valoración del área, el segmento de líderes de proyecto es el más insatisfecho. En relación con el cumplimiento de las expectativas de los clientes, se destacan las brechas en el soporte transaccional de proyectos, la administración de gastos y, en menor medida, los reportes de gestión. Se constituyó el plan de optimización que consiste en automatizar y simplificar procesos a través de su digitalización y la eliminación de redundancias en aquellas actividades que actualmente se desarrollan de manera poco integrada. Este plan se consolidó a partir de las alternativas identificadas en el diagnóstico, con el propósito de mantener o elevar el nivel de satisfacción de los clientes y aumentar la eficiencia al reducir los gaps identificados en los benchmark. Se incluye la gestión del cambio, capacitación y comunicación interna para cada proyecto de forma individual. Para la implementación exitosa del plan se definió un roadmap y un plan de mitigación complementario. La inversión requerida fue de MM$ 1.086,2, compuesta por MM$ 182,9 de indemnizaciones y MM$ 903,4 de costo de implementación. Su ejecución contempla la reducción de 18 FTEs y MM$ 567,7 anuales de salarios y costos de personas, parcialmente compensados por los costos operacionales de las iniciativas (MM$ 136 anuales). De cumplirse el timing de las implementaciones, los ahorros y costos definidos, considerando una tasa de descuento de 3,02% se espera que el plan genere un VAN de MM$ 975,6 y una TIR de 33%, realizándose el payback al año 3. La reducción de costos representa un 29,3% del costo operacional actual. Como conclusión, se cumplen todos los objetivos planteados. Se destaca que, si bien hay una iniciativa que no genera el retorno deseado, su aporte en términos cualitativos y de satisfacción de clientes podría ser un factor para compensar su impacto cuantitativo. Se recomienda abordar el rediseño de procesos con un enfoque end to end y realizar una revisión de la estructura, inclusive considerando la posibilidad de externalizar actividades a un centro de servicios global, ya que aún con los importantes logros de este plan, la brecha respecto del benchmark es significativa, lo cual representa aún ineficiencias y por tanto espacios de mejora que son fundamentales para continuar por la ruta de la optimización.