Diagnóstico y propuesta de mejora en el proceso de gestión de licitaciones para una plataforma de compras B2B

Abstract

En la presente memoria se realizó una investigación sobre un problema existente en la plataforma de licitaciones B2B llamada WherEX. Actualmente existe un porcentaje relevante de licitaciones publicadas en esta plataforma que no son adjudicadas con éxito a un proveedor, lo que genera pérdidas directas para la compañía, ya que alrededor del 35% de los ingresos provienen de la comisión cobrada a los proveedores por cada orden de compra emitida. Durante el primer semestre del año 2021, la tasa de adjudicación fue un 63%, causando una pérdida que supera los $129 millones semestrales en ingresos directos. Por lo anterior, la motivación de esta memoria corresponde a realizar un diagnóstico sobre el proceso de gestión de licitaciones y desarrollar una propuesta de mejora que permita aumentar la tasa de adjudicación actual. El trabajo se inicia realizando una investigación sobre las razones que presentan los compradores para desertar las licitaciones, donde se identifica que la razón principal es por una falta de ofertas recibidas. Posteriormente, se realiza un análisis sobre los procesos relacionados con la búsqueda de ofertas para las licitaciones publicadas, donde se determina que el problema más relevante del proceso radica en la ineficiencia en la actividad que tiene por objetivo contactar y encontrar proveedores capaces de suplir las necesidades de los compradores. Como causas principales, se observa una falta de monitoreo de la carga y productividad que poseen los ejecutivos, y de la calidad de sus resultados, cuyo efecto radica en que existan casos donde las gestiones no son realizadas o se llevan a cabo muy cerca del plazo límite. También se destaca que existen características propias de las licitaciones publicadas que afectan negativamente los resultados, principalmente que los compradores den pocos días de plazo o que publiquen una gran cantidad de requerimientos diferentes en una misma licitación. Como resultados relevantes, se desarrollan cinco propuestas de mejora. En primer lugar, se propone incorporar indicadores que permitan medir la capacidad que tienen los ejecutivos de operaciones para gestionar las licitaciones publicadas. En segundo lugar, se construye una herramienta de monitoreo para la asignación de licitaciones y de la tasa de utilización de la capacidad de los ejecutivos, cuyo uso permite equilibrar las cargas de trabajo para mejorar la producción. En tercer lugar, se propone incluir una alerta automática en el canal de comunicación del equipo para que se puedan identificar a tiempo las licitaciones de prioridad alta con una gestión deficiente. En cuarto lugar, se identifica la necesidad de incorporar filtros en la plataforma para simplificar la interacción de proveedores y ejecutivos con la información de la licitación. Finalmente, se construye un panel de seguimiento de la gestión realizada por ejecutivos, permitiendo medir su desempeño y rendimiento, con el fin de lograr un mayor control sobre el proceso. Como resultados de estas propuestas se espera subir en un 17% la tasa de adjudicación lo que corresponde a una ganancia de $51 millones semestrales. Dentro de las conclusiones del proyecto, se destaca la necesidad de utilizar la información del proceso para generar herramientas que permitan conocer proactivamente el estado de las licitaciones publicadas, de la gestión realizada y los resultados, para mejorar los niveles de eficiencia. Finalmente, se entregan recomendaciones para la implementación de las propuestas, y se identifican oportunidades en las que se puede seguir investigando.