Propuesta de rediseño del proceso de consolidación y definición de métricas para la gestión de iniciativas en el área de transformación digital en un retail financiero chileno

Abstract

El presente trabajo muestra la implementación de nuevas herramientas tecnológicas y metodologías de gestión ágil de proyectos para la resolver problemas de optimización de procesos y monitoreo del avance de proyectos en desarrollo. Para esto se trabajó con bases de datos de una muestra del portfolio de iniciativas de Banco Ripley además de datos recolectados a medida que el proceso a optimizar se iba realizando a lo largo del semestre. La primera metodología consistió en el uso del modelo PSM o Practical Software Measurement para formalizar y estandarizar el proceso de recolección y trabajo de la data del proceso de consolidación y así obtener la mayor cantidad de información lo antes posible. La segunda metodología consiste en el uso de marcos de referencia que favorecen la agilidad como Scaled Agile Framework y Goal Question Metric para estructurar el proceso de creación de métricas que entreguen información limpia, pertinente y de manera rápida para poder tomar las acciones necesarias semana a semana para el desarrollo de las iniciativas. Esto en particular fue de mayor interés debido a la falta de herramientas de monitoreo que dificultaba la reportería. Con estos dos métodos se espera optimizar el proceso de obtención, procesamiento de data y reportería de data que facilité el análisis de la salud de las iniciativas en desarrollo. Del primer método, se detectaron tres cuellos de botella que pudieron ser optimizados en el corto plazo, siendo estos la creación ágil de canales donde los datos pueden ser entregados por los responsables de los proyectos, la recolección de los datos o consolidación y la creación automática de reportería con la implementación de diferentes software diseñados para realizar las tareas específicas, reduciendo la manualidad lo que a la vez reduce la cantidad de Horas Humanas (HH) requerido para completar tal tarea de creación de canales en un 99% y tiempos de consolidación en un 86%, además estandarizar los canales y reducción de errores encontrados después de consolidar, facilitando la limpieza de estos. De la segunda metodología se diseñaron ocho métricas que permitió la detección de falencias a la hora de distribución de recursos, detectar tiempos de inactivad durante el desarrollo, además de conocer la capacidad de los equipos encargados de cada iniciativa, basados en la cantidad de tareas que estos pueden completar dado un cierto periodo de tiempo en comparación con la cantidad de tareas que son necesarias de completar para finalizar el proyecto.