Sistema de evaluación de postulaciones a programas de postgrado del DCC

Abstract

El Departamento de Ciencias de la Computación de la Universidad de Chile recibe postulaciones online para el ingreso a programas de postgrado y postítulo a través de la plataforma UCampus. Estas postulaciones deben ser descargadas por el personal de apoyo a dichos programas, y luego evaluadas por miembros del respectivo comité académico. Estos últimos emiten una recomendación de aceptación o rechazo para cada postulación. El coordinador de cada programa analiza esas recomendaciones de los evaluadores y emite una resolución respecto a la aceptación o rechazo de una postulación. Actualmente, la gestión de postulaciones se lleva a cabo a través del intercambio de correos electrónicos, coordinados en gran medida por el personal de apoyo al programa. Estas personas se encargan de: (1) enviar los antecedentes a los miembros del Comité Académico, y solicitar su recomendación de aceptación o rechazo, (2) recolectar las recomendaciones, y (3) enviárselas al coordinador para que emita una resolución. Esta forma de procesar las evaluaciones dificulta extraer estadísticas o mantener la historia de las evaluaciones. Sin datos fidedignos acerca del funcionamiento de este proceso, se vuelve difícil poder mejorarlo. Hoy en día los programas de postgrado del Departamento representan un canal importante de transferencia de conocimiento desde el Departamento hacia la industria, por lo tanto, todos sus procesos deben funcionar lo mejor posible. El objetivo de este trabajo de memoria fue desarrollar un sistema que permita automatizar gran parte del procesamiento de las postulaciones a los programas de postgrado del DCC, alivianando la carga de trabajo sobre las personas involucradas, mejorando la gestión de éste y la capacidad de medir distintos aspectos del proceso. Para alcanzar el objetivo planteado se trabajó con los coordinadores de los respectivos programas, quienes entregaron sus requisitos para abordar dicho proceso. En base a eso, se desarrolló un sistema web que gestiona las postulaciones y sus respectivas evaluaciones. Este sistema cuenta con formularios de postulación a los distintos programas de postgrado que ofrece el Departamento. Dichas postulaciones son almacenadas en la base de datos del sistema, para luego ser evaluadas por los miembros del comité de cada programa; esto se hace utilizando un conjunto de formularios predefinidos con los coordinadores respectivos. La solución desarrollada consta de dos aplicaciones: 1) el portal de postulaciones y 2) el portal de evaluaciones de postulaciones. Ambas aplicaciones fueron evaluadas por los potenciales usuarios del sistema, incluyendo a los actuales coordinadores de los programas Magíster en Ciencias, mención Computación, y del Magíster en Tecnologías de la Información. Como resultado del proceso de evaluación se comprobó que el sistema es usable y útil para apoyar el proceso de evaluación de postulaciones. Sin embargo, los evaluadores indicaron algunas mejoras a la usabilidad de las interfaces del mismo. Estas mejoras serán abordadas como parte del trabajo a futuro de este proyecto.