Sistema de gestión documental integrado en un ERP para instituciones públicas

Abstract

El presente documento describe el diseño de un sistema de gestión documental integrado en un sistema ERP, desarrollado con CoderHub y dirigido a instituciones públicas. El proyecto responde a la limitación de la empresa para postular a licitaciones que exigen gestión documental digital, afectando su acceso a un mercado en crecimiento.

Se definen objetivos generales y específicos para crear un producto de demostración de gestor documental, con el cual la empresa pueda postular a licitaciones públicas, simplificando este proceso. Esto incluyó analizar el contexto de la industria y el funcionamiento de sistemas de gestión documental para identificar funcionalidades clave para el diseño de un gestor documental.

Se utiliza una metodología estructurada dividida en fases: investigación, modelamiento, configuración y evaluación económica. Durante la investigación se identificaron funcionalidades básicas para un gestor documental, como almacenamiento seguro, control de versiones, integración con sistemas de firma electrónica, automatización de flujos y búsqueda avanzada.

A partir de estos hallazgos, se modela y se crea un producto de demostración, validado mediante testeo con la empresa y posibles usuarios, demostrando que es adaptable y útil para diversas organizaciones. Una evaluación económica basada en estimaciones confirma la viabilidad financiera del proyecto.

El informe concluye que el producto desarrollado contribuye a la digitalización y administración documental en instituciones públicas, además de ser un aporte potencial al portafolio de productos de CoderHub, con observaciones para mejorar su funcionalidad en el futuro.