Desarrollo de un sistema de apoyo a la gestión de fondos de investigación universitarios

Abstract

En el año 2011 se implementó un sitio Web llamado U-Papers que se encargaba de almacenar y consultar publicaciones científicas del Departamento de Ciencias de la Computación (D.C.C.) de la Universidad de Chile. Con la ayuda de este sitio, la administración del Departamento asignaba Fondos de Investigación Individual (FII) a los acádemicos que realizaban publicaciones. Luego los académicos podían usar estos fondos para realizar futuras investigaciones. La administración del D.C.C. percibió la necesidad de administrar correctamente esta asignación. El método que se usaba sufría problemas de pérdida de información y éste tenía un acceso muy limitado. Además en la administración se distribuía la información en distintos registros y podían tener diferencias entre sí. Para solucionar estos problemas se implementó un sistema de información administrativa. Este sistema se encargó de gestionar los flujos de trabajo (workflow) y de centralizar la información distribuida. Con la ayuda de la notación B.P.M.N. (Business Process Management Notation) se definieron dos procesos principales. También ayudó a encontrar los casos de uso y los casos excepcionales que se presentaban en los procesos. Como sistema administrador de workflow se utilizó una aplicación llamada Joget Workflow. Esta aplicación es de fuente abierta ("open source"), cuenta con muchas ventajas de un sistema de workflow y con facilidades para adaptar los procesos de negocio. Como resultado final, se construyó un sitio Web llamado U-Fondos que pudo funcionar en un servidor del D.C.C. y distribuir la información de forma remota. El desarrollo fue dividido en varias entregas incrementales. En cada una se implementaron prototipos del sitio y se realizaron pruebas de usabilidad para encontrar los principales errores. También se pudo descubrir el interés y la opinión de los usuarios respecto a la distribución de este tipo de información.