Rediseño de los procesos involucrados en el uso y registro de medicamentos para una unidad de paciente crítico pediátrica

Abstract

Durante los últimos años, clínicas y hospitales han aumentado sus esfuerzos para mejorar la calidad de sus procesos internos y entregar servicios de mejor calidad a sus usuarios. Este tipo de iniciativas van de la mano con una revisión de los actuales procesos para poder diagnosticar la situación presente. Se ha detectado un aumento significativo en los costos relacionados a la mala gestión administrativa de recursos farmacológicos y revisión a fichas clínicas. Este problema se debe en su gran mayoría a personal médico y técnico con baja rigurosidad para seguir procesos, y en particular a procedimientos y procesos administrativos relacionados con la indicación, cargo, solicitud y registro de insumos, poco eficientes. Se convierte en una necesidad dar solución a este problema, debido al carácter sensible de los servicios que se están entregando. El objetivo de esta memoria es rediseñar los procesos involucrados en el uso y registro de fármacos actuales para la UPC pediátrica de la clínica INDISA. Para alcanzar este objetivo, se propone realizar, como primer paso, un levantamiento de la situación actual y estudio de organizaciones de salud que hayan presentado estas problemáticas. Específicamente, se estima el costo asociado con el que se está operando en la actualidad y se identifican los motivos y razones. A continuación, se realizan los rediseños correspondientes para disminuir estos costos y llevarlos a un valor aceptable. Se hacen comparaciones de los costos específicos en los que se incurre actualmente versus los costos de implementar los rediseños propuestos, esto para poder evaluar las nuevas prácticas propuestas. Además se presenta un plan de implementación que va a permitir llevar a la práctica estas acciones de mejora. Se espera obtener una disminución significativa del 60% en los costos de servicios en la unidad y en la cantidad de errores detectados en las cuentas. También se establecen nuevos procedimientos y procesos que se adecuen a dar solución a los problemas identificados, los cuales están respaldados con métricas e indicadores de rendimiento óptimo. Las métricas a implementar son: % variación de costos de servicio con respecto a información histórica, % de errores detectados por cuenta, % adherencia al módulo de cargo, % adherencia a los procedimientos críticos y nuevos procedimientos instaurados y % variación de las horas/hombre empleadas en revisión de cuentas. El alcance de esta memoria esta acotado por el tiempo real de implementación en un lugar de alta compleja laboral y de los recursos que efectivamente dispone la clínica. Es importante que para futuros trabajos se diseñe, evalúe e implemente un software de gestión que automatice el control de la totalidad de los cargos, no solo de medicamentos, como también se implemente una unidad de calidad que se encuentre operativa. Finalmente gracias a este tipo de iniciativas, las organizaciones de salud podrán atender de manera eficiente a sus usuarios maximizando su calidad de servicio.