Optimización del proceso de gestión de proyectos de capital; levantamiento y análisis de problemáticas, y aplicabilidad de la gestión por compromiso en la cadena de valor

Abstract

El objetivo de este trabajo de tesis es hacer un levantamiento de los principales problemas y barreras existentes en la gestión y ejecución de proyectos de capital dentro de BHP Billiton Pampa Norte, a fin de analizarlas e identificar oportunidades y aprendizajes. De esta manera, se puede definir la aplicabilidad de la gestión por compromiso para dar solución las oportunidades de mejoramiento identificadas. El foco entonces, es dejar de lado el enfoque clásico e ingenieril con que se ha abordado en el pasado esta temática, y procesarlo de manera alternativa por medio de la generación, gestión y administración de las promesas que se gatillan en las diversas instancias de interacción entre stakeholders durante la vida de un proyecto de capital. La justificación de esta tesis está en que en los últimos años el desempeño del cumplimiento del plan de proyectos de capital en BHP Billiton Pampa Norte ha estado bajo la expectativa, debido a que en la práctica se terminan utilizando los fondos de capital para ejecutar proyectos no planificados. La causa de este fenómeno se explica por contingencias operacionales y por un deficitario proceso de priorización y definición de iniciativas que apunten a los cuellos de botella del proceso productivo. La metodología de captura de información para el desarrollo de este documento y posterior análisis se concentra en levantamientos formales de lecciones aprendidas de proyectos históricamente ejecutados, con la participación de variados stakeholders de la operación y del equipo de proyectos del Asset. Se levantan aciertos, problemáticas y errores experimentados durante la vida de los proyectos. Desde una arista técnica, se analiza el actual proceso de gestión de proyectos (AS-IS) con foco en los responsables e instancias de interacción, para luego identificar oportunidades de mejoras en el contexto de gestión por compromisos. Además, se realiza una revisión bibliográfica de la materia en cuestión, que nutre el análisis anterior. Lo que se obtiene como resultado es una propuesta de flujo de gestión de proyectos (TO-BE), formalizando y redefiniendo fases y entregables, complementándolo con hitos e instancias recursivas de interacción entre stakeholders (proveedores y clientes). Esto, a fin de dar alta y pública visibilidad de los compromisos que se van adquiriendo, por medio de un proceso continuo de monitoreo y seguimiento de los cumplimientos. También se entregan fundamentos de cómo generar promesas eficaces y una guía de cómo implementar la gestión por compromiso en proyectos de capital desde sus inicios. Se concluye que las promesas son la unidad fundamental de interacción en las empresas. Coordinan a las compañías y nutren la pasión de los stakeholders. A pesar de ser lo que mantiene unida una organización, son tan frágiles como esenciales. Las diversas visiones del mundo y los diferentes objetivos de los individuos provocan un constante desgaste de las promesas, que con contingencias inesperadas pueden mermar un acuerdo precario. Por lo tanto, los líderes deben generar y luego administrar sus redes de promesas con sumo cuidado, fomentando conversaciones iterativas para asegurar que los compromisos se cumplan de manera confiable. Siguiendo este camino, mejorarán la coordinación y la cooperación entre colegas, la organización desarrollará la agilidad que se requiere para aprovechar las nuevas oportunidades de negocios y aprovecharán las energías emprendedoras de los empleados. Por sencillo que parezca, este cambio cultural impactará en la productividad de las empresas.