Estudio exploratorio del sistema de monitoreo del desempeño Institucional en el Sector Público chileno

Abstract

La presente Memoria detalla las propuestas de mejora y recomendaciones realizadas al Sistema de Monitoreo del Desempeño Institucional. Lo anterior a partir de un levantamiento de información de la gestión interna que tiene este instrumento al interior de 4 instituciones públicas: Servicio Médico Legal, Servicio de Registro Civil e Identificación, Servicio Nacional del Consumidor y Consejo de Defensa del Estado. A partir de las entrevistas realizadas se detecta que el SMDI ha contribuido a la mejora de la gestión interna, al menos en las instituciones entrevistadas, ya que ha permitido mejorar procesos internos, reducir tiempos, solucionar problemas logísticos, entre otras medidas que se han visto beneficiadas con la instauración de sistemas que permiten monitorear el desempeño institucional en el sector público. Por otro lado, el SMDI ha entregado a las instituciones herramientas para ejercer control y aumentar la exigencia de los funcionarios públicos, cosa que antes del SMDI era muy difícil. Se detecta también que un buen funcionamiento del PMG y por consiguiente del SMDI, se da por tres pilares fundamentales. Una adecuada planificación estratégica permite desarrollar un correcto lineamiento entre los objetivos presidenciales, ministeriales, del servicio propiamente tal y los indicadores de desempeño; una constante participación del jefe de servicio, que se vincula al objetivo del PMG, donde el proceso de toma de decisiones se da en la alta dirección pública, en manos del jefe del servicio. Finalmente, el último pilar, es el desarrollo tecnológico, en donde Sistemas de información más robustos aumentan la flexibilidad a la hora de formular indicadores y analizar su avance y desarrollo durante el año. El mayor problema encontrado, guarda relación al rol coordinador de la DIPRES. El acceso dispar a la información de las instituciones, que se da debido a que la DIPRES accede a la información general del servicio y no a la detallada, no permite que la coordinadora del PMG conozca a cabalidad la institución, lo que dificulta analizar si un indicador es relevante y desafiante para el servicio. Las propuestas de mejora son: Fortalecer el rol del Encargado Ministerial del PMG, reinstaurar la obligatoriedad del Sistema de Gestión de la Calidad y de la Certificación ISO, desarrollar y dar acceso a la DIPRES a los Sistemas de Información de las instituciones, establecer una estructura organizacional enfocada en el jefe del servicio, fortalecer la planificación estratégica de las instituciones, elaborar informes de mejora de la gestión anuales y, finalmente, darle autoridad a la DIPRES para realizar seguimiento y control de los indicadores de manera periódica.