Gestión y automatización del proceso de cambio del cuerpo de contenido de Leansigh

Abstract

LeanSight es una consultora en Innovación Organizacional y Tecnología que busca mejorar la cultura empresarial, de grandes organizaciones chilenas, del ámbito financiero, salud, previsional, entre otras. Esto se realiza a través de talleres o sesiones, para formarlos en Agilidad Organizacional, realizándose aproximadamente 30 talleres conformados de 6 módulos educacionales, los cuales se componen de documentos interdependientes. Con el objetivo de mejorar la manera de impartir los conocimientos, los contenidos presentados durante los talleres son constantemente modificados, en promedio 2 a 3 veces por semana. Si bien las modificaciones a los documentos usados en los talleres permiten mejorar el contenido impartido, estas provocan inconsistencias entre los distintos documentos, dada la posible propagación de un cambio a un documento asociado. Esto provoca trabajo suplementario al querer dictar una sesión, teniendo que verificar la consistencia entre los documentos de un mismo módulo, o buscando una versión consistente de entre las varias existentes. Además, las razones de las modificaciones no siempre se transparentan dentro del equipo, sin olvidar mencionar que no existe una manera de revisar los cambios a los documentos sin acceder a ellos, lo que consume tiempo de los colaboradores. Previo a este trabajo, se utilizaba un sistema de control de versiones de documentos dentro de la empresa, el cual funciona solo para documentos individuales, por lo que no está adaptado para mantener la consistencia entre un conjunto de documentos, como lo son los documentos que componen los módulos de aprendizaje. La solución propuesta es diseñar un sistema de control de versiones adaptado a la situación de la empresa. Para ello, el alumno propone un flujo de cambio basado en un ciclo de creación, uso, retroalimentación y modificación de los contenidos, para luego iterar sobre las etapas de uso, retroalimentación y modificación, con el objetivo de apoyar la creación y mejora del contenido de los talleres de manera sistematizada. Este flujo se basa en el funcionamiento de los Sistemas de Control de Versiones, además del funcionamiento de un Issue Tracker. Esto se realiza a través del desarrollo de varias herramientas de software que permiten por un lado hacer un seguimiento de las modificaciones realizadas, para luego asociarlas a las distintas instancias del contenido de los talleres, pudiendo diferenciar y acceder las distintas versiones de estos. El trabajo realizado cumple con el objetivo de implementar un sistema de control de versiones adaptado a la situación de la empresa. Esto se ve reflejado en la capacidad de dicho sistema de gestionar y acceder documentos interrelacionados, además de permitir realizar el seguimiento de las modificaciones del contenido de los talleres, al poseer el 77,5 % de los criterios de aceptación propuestos. No obstante, la usabilidad de las distintas herramientas desarrolladas presenta resultados mixtos, la gestión de documentos interrelacionados posee buena usabilidad, mientras que el seguimiento de las modificaciones tiene baja usabilidad. En otras palabras, es necesario seguir mejorando la experiencia usuario, pese a que el sistema posee gran parte de las funcionalidades necesarias.