"Diseño de un sistema de gestión de proyectos financiados por MINEDUC"

Abstract

Las instituciones de educación superior no se encuentran exentas de la necesidad de realizar y gestionar proyectos. Sin embargo, las herramientas que se encuentran disponibles en el mercado para este propósito se enfocan mayormente en el sector empresarial, por lo que no logran responder a los requerimientos y necesidades particulares de las instituciones educacionales. A diferencia de las empresas las instituciones de educación superior obtienen gran parte de sus ingresos desde el sector público, a través del organismo estatal MINEDUC. Una de las fuentes de financiamiento que dispone este organismo y que reviste de gran importancia para algunas instituciones son los fondos concursables, y es en esta fuente en la que se focaliza la presente investigación. El objetivo de este trabajo es diseñar un sistema de gestión de proyectos que permita a las instituciones de educación superior que participan de concursos públicos de MINEDUC para el financiamiento de proyectos, generar registro, seguimiento y control de los proyectos que realizan, y que permita conectar a los responsables de la ejecución de estos con los encargados de la administración y gestión a nivel global en su desarrollo. Para lograrlo, se utilizó como fuente principal de información una serie de entrevistas concretadas con los participantes del proceso de realización y gestión de proyectos de una Universidad estatal chilena, junto a otros documentos oficiales obtenidos de la misma institución y de los sitios oficiales públicos de MINEDUC. Para levantar las necesidades específicas de la institución en cuanto a sistemas, se realizó un análisis en dos ámbitos: Primero, se analizaron a los stakeholders mediante algunas técnicas del modelo de IBM Design Thinking. Luego, se analizó el proceso completo del desarrollo de proyectos, mediante la utilización de BPMN y Value Stream Map. De los análisis concretados, se extrae que existen altas esperas no controlables, e ineficiencias producidas en gran parte por situaciones cotidianas, cuyo origen proviene de la utilización de correo electrónico como única herramienta principal, causando la pérdida de información y la desorganización de la misma. Ante ello, se propone el diseño de un sistema de gestión de proyectos adaptado a las necesidades de la institución analizada. En primera instancia se crean las bases para un sistema, a través de la categorización de la información disponible, la cual corresponde a los tipos de proyectos, tipos de roles y tipos de información. Al respecto, se propuso la organización de los tipos de proyectos en seis categorías, las cuales responden a la forma en que se utiliza la información en el área de coordinación de proyectos. En complemento, cada categoría tiene respectivas subcategorías de acuerdo con su naturaleza. Para los tipos de rol se separaron a los participantes del proceso en Roles Estratégicos, Administrativos y Operativos. Posteriormente, se levanta el diseño base del sistema, a través de la generación de los principales indicadores de desempeño y control para cada rol, siendo separados entre indicadores a nivel Estratégico, Administrativo y Operativo. También, se levantaron los casos de uso UML principales del sistema propuesto, y los requerimientos funcionales a nivel general y para cada nivel especifico, al igual que para los indicadores. Por último, fueron generadas las vistas principales del sistema, las cuales son una propuesta guía que permite disponer de manera visual los elementos propuestos que debería poder observar cada rol al ingresar al sistema que se propone, según sus necesidades de información específicas. Del trabajo realizado, se concluye que organizar la información y disponer de un sistema como el propuesto, podría aumentar en gran medida la eficiencia con la que se desarrollan los proyectos y, por consiguiente, la forma en que se usan los recursos públicos en la institución. Así mismo, se desprende que las características del sistema propuesto, aunque han sido basadas en la realidad particular de la Universidad analizada, pueden ser extrapoladas a otras instituciones de educación superior u organizaciones que sigan el proceso de manera similar en la realización de proyectos, añadiendo valor a la propuesta generada.