Optimización y automatización de informes de avance de obra para la gestión de proyectos de construcción

Abstract

El presente trabajo aborda la optimización del seguimiento de proyectos de construcción mediante la integración de datos en tiempo real, mejorando la precisión, accesibilidad y seguridad de la información. Esta iniciativa se enmarca en el rediseño del proceso de gestión de informes de avance de obra de una reconocida empresa de construcción, migrando de un formato tradicional a una plataforma más dinámica y centralizada. Con ello, se busca reducir riesgos asociados al incumplimiento de plazos contractuales y optimizar la toma de decisiones estratégicas.

El trabajo considera el diagnóstico del sistema actual, la formulación y creación de nuevos indicadores y proyecciones, y la migración de información hacia dashboards interactivos. Los indicadores clave de desempeño representan un papel crucial en el seguimiento y gestión de los proyectos, al no solo monitorear el progreso de las obras, sino también actuar como señales de alerta temprana frente a posibles desviaciones en los ritmos de trabajo o plazos establecidos. Asimismo, se evalúan y adoptan las mejores alternativas para optimizar los procesos, transformándolos en flujos de trabajo más eficiente. Esto no solo fortalece la infraestructura tecnológica del proyecto, sino que también facilita la incorporación de funcionalidades innovadoras, como proyecciones de ritmos de trabajo y alertas automatizadas que potencian la capacidad de respuesta ante riesgos.

La metodología empleada combina principios ágiles de Scrum con aspectos de la metodología de rediseño de procesos mediante patrones. Las fases abarcan el diagnóstico del sistema actual, diseño y desarrollo del modelo, pruebas de funcionamiento y retroalimentación por parte de los usuarios. Además, se realiza una validación constante con los early users, lo que permite ajustes iterativos para mejorar la funcionalidad y precisión del sistema.

Los resultados obtenidos destacan una precisión del 100% en los datos procesados y una mejora significativa en la visualización de indicadores clave, reduciendo la complejidad del sistema anterior. Asimismo, las obras han sido migradas de manera gradual y se proyecta que en un corto plazo todas estarán disponibles en la nueva plataforma. Sin embargo, el impacto del modelo en la reducción de incumplimientos de plazos depende de la calidad de los datos ingresados por los administradores y validadores. Además, es crucial fortalecer la gestión del cambio y la capacitación del personal para maximizar la adopción y el impacto del sistema.

El proyecto representa un avance significativo hacia la modernización tecnológica de la empresa, alineándose con sus valores estratégicos. Aunque existen desafíos, como la dependencia del Área TI y la calidad de las bases de datos, las oportunidades de mejora identificadas sientan las bases para optimizar la gestión de proyectos y fortalecer la competitividad en el sector. Este modelo no solo asegura un control más preciso de las obras en ejecución, sino que también proporciona una plataforma escalable y adaptable a las futuras necesidades organizacionales.