Desarrollo de base de datos para almacenamiento de actas del Comité de Farmacia y Terapéutica del Hospital Clínico de la Universidad de Chile usando metodología Lean

Abstract

El Comité de Farmacia y Terapeutica (CFT) es el ente encargado de definir los medicamentos que estarán en el arsenal farmacoterapéutico de un hospital. En el HCUCH las reuniones del CFT son archivadas en actas en formato físico, a partir de las cuales se realiza un índice de medicamentos discutidos para agilizar las búsquedas de información. Este último proceso pierde adherencia frente a una alta carga de trabajo. Con el fin de reducir los tiempos de escritura, indexado y búsqueda de datos contenidos en las actas; se realizó un proyecto de mejora utilizando la metodología Lean, mediante un ciclo DMAIC, usando 5S y SMED. En este, los requisitos internos, y 10 años de actas del CFT fueron revisados. También, los procesos de escritura e indexado de actas del CFT, y la búsqueda de medicamentos discutidos fueron analizados mediante diagrama de flujo, VSM y FMEA. A partir de estos datos, se diseñó una base de datos relacional en MS Access, la cual fue poblada con los datos de las actas anteriormente analizadas y el arsenal farmacoterapéutico del HCUCH. Finalmente se obtuvo la estadística de los datos para crear un modelo de acta del CFT representativa, el cual fue utilizado para comparar los tiempos entre el sistema de almacenamiento actual y la base de datos. La base de datos resultante permitió el almacenamiento de las actas del CFT, junto con la eliminación del indexado manual (3 min 3 s/acta), una reducción del 91% del tiempo de búsqueda de información sobre medicamentos discutidos en actas (1 min 23 s/medicamento) con independencia del número de discusiones por medicamento, y una reducción del 83% del tiempo de escritura de datos rutinarios en el acta, equivalente a 2% del tiempo total de escritura (1 min 55 s/acta). Todo lo anterior, cumpliendo los requisitos internos y obteniendo otras mejoras como una mayor reproducibilidad, y reportes automatizados y ordenados. Si bien no se obtuvo una gran mejora en el tiempo de escritura de actas, esto se podría mejorar mediante otros proyectos de gestión e incluso aumentar el alcance y utilidad de esta base de datos.

The Pharmacy and Therapeutics Committee (PTC) is the entity in charge of selecting the medicines that will form a hospital’s formulary. At the HCUCH, PTC meetings are archived in physical records, from which an index of discussed medicines is made to expedite information searches. This last process loses adherence in the face of a high workload. In order to reduce writing, indexing, search times of data contained in PTC’s records; an improvement project was carried out using the Lean methodology, through a DMAIC cycle, using 5S and SMED. In this, the internal requirements, and 10 years of PTC’s records were reviewed. Also, writing and indexing of record, and search of discussed medicine processes were analyzed by VSM and FMEA. From these data, a relational database was designed in MS Access, which was populated with the data from the previously analyzed records and HCUCH’s formulary. Finally, the statistics of the data were obtained to create a representative PTC’s record model, which was used to compare the current storage system and the database times. The resulting database allowed the storage of the PTC records, with the elimination of manual indexing (3 min 3 s/record), a 91% reduction in discussed medicines search time in records (1 min 23 s/medication) with independence of the number of discussions per medication, and an 83% reduction for routine data entry time in the records (1 min 55 s/record), equivalent to 2% of the total writing time. All the above, meeting internal requirements and obtaining other improvements such as greater reproducibility, and automated and tidier reports. Although a little improvement was archived on total writing time, this could be improved through other management projects and even increase the scope and usefulness of this database.