Rediseño del Proceso de Revisión de Documentos Bechtel

Abstract

Bechtel Chile Limitada tiene la responsabilidad de ejecutar el proyecto Repotenciamiento II de Minera Los Pelambres. En el marco de este proyecto Bechtel Chile espera recibir, en un plazo de 2 años, cerca de 16.000 documentos técnicos procedentes de órdenes de compra que generará con sus proveedores de bienes o servicios. Dichos documentos incluyen planos, memorias de cálculo y especificaciones técnicas que serán utilizados por Bechtel para desarrollar la Ingeniería del proyecto. Cada documento debe ser revisado por la gerencia de Ingeniería para comprobar que satisfaga sus necesidades de información. El documento será aprobado en caso que cumpla lo requerido por Bechtel o rechazado y comentado en la eventualidad que se precisen modificaciones. Para el proceso de revisión de documentos, Bechtel ha definido como aceptable para todos sus proyectos hasta 3 ciclos de revisión por documento. Inicialmente, un 10% de los documentos supera este límite, lo que se estima producirá 2.357 revisiones sobre la norma de servicio. Con un costo promedio estimado por revisión de 96,91 USD, se deriva que el costo de la mala calidad asociado a este proceso, alcanza los 228.417 USD.

Utilizando la metodología Six Sigma, se han identificado las fallas en el proceso y se han buscado las causas de cada una de ellas y su probabilidad de ocurrencia y detección. Utilizando esta información, se ha determinado la criticidad de cada fuente de error. Para las más críticas, se han introducido modificaciones en la tecnología utilizada – permitiendo que la coordinación, revisión y aprobación de los documentos sea realizada digitalmente, en el proceso – se han eliminando tareas que no aportan valor y que sólo son fuentes de error, y se han reorientado algunos roles para hacerlos más activos en el seguimiento del proceso.

Como resultado de las modificaciones señaladas, se ha logrado mejorar el número de Sigmas del proceso desde 0,8 a 2. Lo anterior se traduce en que el número de documentos que supera las 3 revisiones se reduce a sólo un 2,5%, lo que equivale a 566 revisiones adicionales. Por otra parte, se ha logrado disminuir el tiempo de cada revisión, con lo cual su costo se ha disminuido a 48,8 USD.

En base a lo anterior, el costo de mala calidad para el proyecto se ha disminuido a 27.620 USD, lo que implica un ahorro total de 200.797 USD o un 88% del costo inicial. Este resultado permite proyectar que la implementación de estas mejoras en los restantes proyectos de Bechtel Chile producirán un ahorro de aproximadamente 1.400.000 USD en los próximos 5 años.