Diseño de un SIA para el Manejo de Contrataciones de Servicios Operacionales como Apoyo a la Gestión de Información de Minera Los Pelambres

Abstract

El proyecto de memoria se enmarca en el apoyo a la gestión de información y optimización de actividades para la Superintendencia de Contratos de Minera Los Pelambres, esto inmerso en el proceso de contratación de servicios operacionales mediante la externalización de estos últimos a empresas externas o colaboradoras.

El estudio se centra en 3 macro procesos: Licitaciones; Adjudicaciones Directas; Modificaciones de contrato, los cuales son parte del sistema bien definido “Proceso de contratación”. Este extenso proceso de carácter secuencial, que actualmente posee una eficacia indiscutible, presenta oportunidades que podrían generar valor en la gestión operacional, estas pueden englobarse en 4 grupos: Primero, se verifican demoras en 8 subprocesos producto del uso de canales de comunicación mejorables; Segundo, se carece de herramientas que generen trazabilidad de actividades, de manera que no se puede establecer un monitoreo continuo de éstas, el responsable asociado y si se están gestionando de forma correcta los plazos límites; Tercero, la generación de información de gestión y planificación de contrataciones ostenta ser una mejora potencial para la programación del área ante oscilantes cargas de trabajo; Cuarto, degradación de la información, dado que esta por lo general fluye a través de medios de comunicación informales, formularios impresos y correos electrónicos, además de una falta de estructura en el control documental.

La propuesta de solución se enfoca sobre estos 4 pilares, y se propone la introducción de un sistema de información administrativo basado en la plataforma Microsoft Sharepoint, que favorezca los espacios colaborativos de trabajo para operar aquellas actividades que requieren intervención de múltiples actores. A su vez, con el afán de agilizar procesos, se propone la incorporación de funcionalidades tales como: Ingreso de solicitudes en línea mediante formularios previamente diseñados; Aprobaciones en línea según la parametrización vigente de la compañía; Generación automática de documentos con información proveniente del modelo de datos creado para el sistema; Uso de alertas y alarmas de procesos, y por último, la generación de paneles de monitoreo de contratos y su seguimiento, esto con el objeto de mejorar la gestión de recursos y planificación estratégica operacional.

A pesar de presentar una solución de complejidad no elevada, el modelo se concentra en las oportunidades antes mencionadas y el conocimiento acabado de las prácticas de la organización, lo que constituye un elemento diferenciador de proyectos anteriores. Se avala el cumplimiento de los objetivos propuestos, proyectando reducciones de tiempo de hasta un 22% en la totalidad de los procesos, además de atenuar riesgos legales y operativos, disminución de costos y favorecer la transmisión del conocimiento dentro de la organización, esto producto del uso de herramientas familiares para el usuario (servicios web), de simple acceso y uso a la vanguardia de las tecnologías de la información.