Diagnóstico de la gestión y propuesta de mejora de la secretaría de estudios y área de administración docente de la Facultad de Ciencias Físicas y Matemáticas de la Universidad de Chile

Abstract

El presente estudio de caso busca realizar un diagnóstico de la gestión de la Secretaría de Estudios de la Facultad de Ciencias Físicas y Matemáticas de la Universidad de Chile, para detectar oportunidades de mejora en los servicios que presta y en su organización interna. En este estudio se caracterizó la forma de operar de la Secretaría, identificando funciones específicas y problemas relevantes. También, el tipo de servicio que otorga, mediante un levantamiento de los procesos, observación participante y entrevistas a los actores del sistema. Luego, se relacionaron las áreas que componen esta unidad con sus funciones y se identificaron procesos claves en relación a su volumen, periodicidad y tiempo de ejecución. Posteriormente, se establecieron los desafíos principales a los que se enfrenta para formalizar una propuesta de restructuración y rediseño, conducente a la delimitación de funciones y mejora de los servicios entregados a las Escuelas que componen la Facultad y a sus estudiantes, en miras del aseguramiento de los estándares de calidad a los que se compromete la Universidad de Chile. Según la definición del Reglamento general de Facultades de la Universidad de Chile (Universidad de Chile R. G., 2009), las Secretarías de Estudios cumplen principalmente funciones de registro y archivo de la documentación oficial informada por las Escuelas sobre las actividades curriculares de sus estudiantes y dependen jerárquicamente del Vicedecanato de la Facultad, sin embargo la Secretaría de Estudios de la Facultad de Ciencias Físicas y Matemáticas, hasta finales del año 2011, por razones históricas, dependió jerárquicamente de la Escuela de Pregrado, cumpliendo además de las funciones de registro, certificación, admisión, titulación y graduación, funciones relacionadas con la gestión de la docencia de pregrado. Durante el desarrollo de este estudio se trabajó en la división de la funciones de la Secretaría de Estudios distinguiendo la función docente de las demás enumeradas anteriormente, facilitando la separación de los servicios transversales a las Escuelas de pre y post grado, de los que son atingentes sólo a pregrado. Esta división considera la separación de las funciones y la reestructuración del área. Como conclusión del estudio se presenta una propuesta para las nuevas estructuras, sus funciones específicas y un plan de implementación. La propuesta contempla que la Secretaría de Estudios dependa jerárquicamente del Vicedecanato y la especificación de sus funciones de acuerdo al Reglamento General de Facultades de la Universidad de Chile. Para enfrentar la función docente de la Escuela de Pregrado se crea la Subdirección de Gestión Docente, que se encargará de forma focalizada de los procesos específicamente relacionados con la gestión de la docencia.