Diagnóstico, caracterización y propuestas de mejora a las comunicaciones internas en la Subsecretaría de Telecomunicaciones

Abstract

La Subsecretaría de Telecomunicaciones, o Subtel, organismo del Estado chileno, plantea como desafío abordar un problema que aqueja a numerosas organizaciones: las falencias en comunicaciones internas. La hipótesis del proyecto consiste en analizar si el resto de la organización percibe lo mismo ya que el problema es planteado inicialmente por parte de la cúpula directiva. Además, se pretende investigar en qué se traducen estas falencias para Subtel. El objetivo general del proyecto es diseñar propuestas de mejora que se hagan cargo de las causas del estado actual de las comunicaciones internas, planteando que estas dependen de factores tales como la organización, los procesos y la comunicación misma. Como objetivos específicos se plantean construir un modelo conceptual de comunicaciones en organismos públicos para comprender el fenómeno que se busca abordar, diseñar herramientas de levantamiento de información para el caso particular de Subtel, confeccionar un diagnóstico que de cuenta del estado actual de las comunicaciones internas y sus causas, para posteriormente, construir propuestas de mejora. La metodología principal consiste en la construcción de un diagnóstico que evalúe aspectos comunicativos y organizacionales, cuyo fin último es la caracterización exhaustiva del estado de las comunicaciones internas de Subtel. Éste se construyó a través de un levantamiento de información mediante entrevistas a funcionarios de Subtel, y el procesamiento riguroso del material; a lo anterior se agrega el análisis de documentos básicos de la organización, y la integración de un marco conceptual exhaustivo que permite comprender el concepto de comunicaciones internas, más allá de su uso informativo, en una realidad sistémica muy particular: las organizaciones públicas. Como resultado del diagnóstico, procesamiento y análisis de la información, se obtiene una caracterización concisa del estado actual de las comunicaciones internas: no existe una transmisión efectiva de la estrategia a través de la organización; ello tiene impacto en el quehacer de Subtel a través de fenómenos tales como la insularidad (o comportamiento estanco) que da cuenta de carencias en aspectos como el trabajo en equipo. Quien causa lo anterior son las autoridades que no están siendo líderes efectivos en aspectos comunicativos: no están siendo capaces de aunar a sus equipos bajo un mismo propósito. Las propuestas de mejora responden a una mirada profesional de abordar el fenómeno diagnosticado, apuntan a sus causas y se desarrollan en torno al incremento de las habilidades comunicativas de los líderes. Sin embargo, antes de implementar esas propuestas, se recomienda transmitir los resultados del diagnóstico a toda la organización, ya que ello, además de sentar las bases para que los cambios planteados en las propuestas de mejora tengan una mejor recepción, consiste en una señal clara de que a la autoridad le interesa hacerse cargo de las comunicaciones internas en Subtel. Como conclusiones se destaca que las comunicaciones internas tienen el potencial de abordar cualquier desafío organizacional (no sirven solamente como un medio pasivo-informativo). Tienen una parte de diseño, que consiste en la definición de planes comunicativos por parte de las unidades de apoyo, y una parte de implementación que debe ser abordada por los líderes, quienes son los principales llamados a transformar la estrategia en acción y quehacer en la organización, a través de conversaciones, de manera conjunta con sus equipos de trabajo y de forma constante en el tiempo. Una organización debe, y puede, hacerse cargo de sus líderes a través de mecanismos internos como la creación de procesos y prácticas comunicativas, que se pueden supervisar e incentivar por medio de sistemas de gestión de recursos humanos. Las comunicaciones internas debiesen ser una preocupación constante, independiente de la administración que lidere la Subsecretaría. Las conclusiones y propuestas son genéricas ya que probablemente lo que pasa en Subtel puede aplicar para otros Servicios Públicos. Finalmente, si Subtel se hace cargo de sus comunicaciones internas según las propuestas de mejora, puede llegar a considerarse un Servicio innovador dentro del Estado.