Rediseño del sistema de gestión de contratos para la Vicepresidencia de Proyectos de Codelco

Abstract

El tema propuesto se enmarca en la Vicepresidencia de Proyectos de CODELCO, en específico en la Gerencia de Administración y Servicios a Proyectos, en su Dirección de Contratos. Esta Vicepresidencia se ocupa, a grandes rasgos, de gestionar y ejecutar la cartera de proyectos de la corporación. Cada uno de los proyectos involucra la participación de variados actores, cuyas tareas y responsabilidades se definen a través de una estructura específica dependiendo del monto de inversión involucrado, a su vez, a cada proyecto se vinculan variados documentos asociados a las distintas etapas y procedimientos que regulan el desarrollo del proyecto. La Dirección de Contratos se ocupa de gestionar y coordinar estos documentos y procedimientos que regulan las 3 etapas de la "vida" de los contratos: Formación, Administración y Cierre. Actualmente se generan descoordinaciones y atrasos en los subprocesos asociados a cada una de las etapas mencionadas. Se utilizan documentos físicos que se someten a largos procesos de aprobación, a causa de lo cual surgen variados problemas, como enlentecimiento de los procedimientos, pérdida de documentos, incumplimientos de plazos, además de que los actores involucrados no cuentan con información actualizada acerca de la real situación en que se encuentra cada documento o cada procedimiento. Los problemas mencionados tienen importantes repercusiones de distinta índole en la organización, como pérdida de clientes y grandes sumas de dinero. El proyecto consiste entonces en proponer un rediseño en el sistema de gestión de los contratos de la Vicepresidencia de Proyectos. El objetivo es proponer un cambio que genere mayor eficiencia en los procedimientos que actualmente se desarrollan. Se analizaron distintas posibilidades, y la solución propuesta consiste en una combinación de Sistemas de Gestión Documental, la utilización de documentos electrónicos en un formato XML y la incorporación de documentos tributarios electrónicos en el sistema de gestión documental.