Rediseño de los procesos de postulación, evaluación y adjudicación, en los concursos de los programas de base científica y tecnológica de Conicyt

Abstract

La Comisión Nacional de Investigación Científica y Tecnológica (CONICYT), es una institución pública que se orienta por dos grandes objetivos: el fomento de la formación de capital humano y el fortalecimiento de la base científica y tecnológica del país. Se estructura en 13 programas, que tienen por objetivo la implementación y administración de procesos concursales y 7 departamentos que apoyan a los distintos programas. Uno de estos departamentos, es el de Tecnologías y Procesos (DTP), el cual contribuye a la realización de los concursos, con sistemas que los soporten. Actualmente, DTP presenta un procesamiento ineficiente de la postulación, evaluación y adjudicación de los concursos. Este problema se ve reflejado en dos ejes, altos tiempos dedicados a generar sistemas específicos para determinados Programas y altos costos para configurar concursos. Esto se origina por la variedad de sistemas informáticos que debe mantener actualmente DTP, como también por la diversidad de la forma de operar de los Programas. De acuerdo con el problema planteado, este trabajo se enfoca en la estandarización de los procesos y de la información que fluye en los sistemas, considerando también las mejoras que se puedan realizar a lo existente. Para lograr el objetivo, se realiza un levantamiento y diagnóstico de la situación actual, considerando 20 concursos de base científica y tecnológica, a través de la revisión de bases y plataformas, entrevistas con los programas y postulantes, un benchmarking con instituciones nacionales y estándares internacionales de clasificación de información. Del diagnóstico se obtienen los siguientes problemas: deficiente planificación, desaprovechamiento de las potencialidades que ofrecen los sistemas, falta de foco en los postulantes e inexistencia de sinergias entre programas. Además, se comprueba la hipótesis de que todos los programas pueden homologar sus procesos y la información que utilizan. En el rediseño se propone: agregar actividades que generan valor, eliminar actividades que no agregan valor y un sistema único y transversal a los procesos. La propuesta de estandarización contribuye al ahorro de tiempo y costos, ya que se liberan recursos al utilizar cabalmente las herramientas informáticas y se evitan duplicidades de funciones en DTP, al dedicarse solo a la configuración y mantención de un sistema. Finalmente, se entregan recomendaciones para la implementación de la propuesta, en cuanto al sistema informático y la gestión del cambio.