Estandarización de los procesos de seguimiento y control de proyectos de base científica y tecnológica de CONICYT

Abstract

El presente trabajo se desarrolló en la Comisión Nacional de Investigación Científica y Tecnológica (CONICYT), la que busca fomentar la Formación de Capital Humano y fortalecer la Base Científica y Tecnológica de Chile. Con este propósito, proporciona fondos a instituciones o personas naturales, a través de concursos. Los concursos son administrados por los 13 programas que estructuran CONICYT lo que comprende los procesos de postulación, evaluación, adjudicación y firma de los convenios, y el posterior seguimiento y control del avance de los proyectos y del uso de los recursos. Sólo en el año 2014 se adjudicaron 4.191 concursos. Para la gestión de los procesos los programas cuentan con el Departamento de Tecnologías y Procesos (DTP), cliente de esta memoria. Aunque los procesos son similares, el diseño detallado de cada uno de los concursos y sus reglas difieren, lo que genera una sobrecarga de trabajo y un exceso de horas extraordinarias de alto costo para el DTP, en forma frecuente. El objetivo de esta memoria es estandarizar los procesos de seguimiento y control del cumplimiento de los convenios de los programas de Base Científica y Tecnológica de CONICYT, para propiciar una reducción de las horas extras del DTP, teniendo como base el modelo de rediseño propuesto por Oscar Barros. Entre los principales logros de la memoria se encuentran: el levantamiento de los macro-procesos de seguimiento y control de cada concurso; un nuevo modelo de proceso de negocio del macro-proceso de seguimiento y control estándar; el prototipo de la plataforma del sistema informático estándar que soportaría el nuevo macro-proceso propuesto; y el análisis costo beneficio del proyecto. Uno de los principales beneficios del proyecto sería la reducción en 924 horas anuales promedio de las horas extraordinarias del DTP. En su conjunto, el proyecto muestra un VAN social de $156.499.531.