Optimización sistema formulación presupuestaria Los Bronces

Abstract

Periódicamente la operación Los Bronces debe cumplir con una serie de procesos de planificación, los que nos darán lineamientos específicos de nuestras metas y objetivos, que nos permitan cumplir con la visión estratégica planteada para la operación. Estos procesos exigen un detallado análisis y control de los ítems que forman parte de ellos, en la búsqueda de los planes operacionales y financieros más rentables para la organización. En los últimos ejercicios de planificación han surgido una serie de inconvenientes, que hacen necesario realizar un levantamiento de las actividades y sistemas que apoyan actualmente el proceso de planificación en Los Bronces, identificar cuáles son las ventajas, debilidades y los riesgos que tiene para la organización el operar actual. El camino seguido en este estudio comienza con la identificación de los principales actores y clientes del proceso de planificación, con ellos se realiza el levantamiento de las ventajas y desventajas del actual proceso, centrándonos en el foco de este estudio que es el Sistema de Formulación Presupuestaria que actualmente posee Los Bronces. Las falencias detectadas en este análisis, abarcan tanto la relación de las distintas áreas como la integración de los sistemas de información que se ocupan para este objetivo, las que desencadenan en una falta de confiabilidad del actual sistema de formulación presupuestaria. Específicamente se detectó que la información es poco trazable, la información relevante se encuentra en distintos sistemas no relacionados entre sí, lo que permite una posible manipulación de ésta. Además el sistema encargado de generar el resultado final del proceso presupuestario, está obsoleto, con bajo soporte por parte de la empresa proveedora, no permite el análisis de escenarios en paralelo y el alcance de los resultados entregados no son suficientes para generar un flujo de caja final. Dadas estas vulnerabilidades se realiza un levantamiento de las alternativas que ofrece el mercado, centrándonos en aquellas utilizadas en la industria minera. Para esto último se realizó un Benchmarking con distintas empresas del rubro, con quienes además de saber cuáles son las herramientas que actualmente ocupan, se recopiló su experiencia en el desarrollo, la implementación y uso de los softwares de planificación. Para poder determinar cuál de las alternativas es la que más se adecua a las necesidades de Los Bronces, se evaluaron aspectos tales como tiempo de implementación, integración con los sistemas que utiliza Anglo American, capacidad de soportar la estructura procesos que se posee actualmente, flexibilidad, valor de la inversión, soporte y performance. El resultado de este estudio nos muestra la necesidad de hacer cambios en el operar y en los sistemas de información actualmente utilizados. Se plantea una alternativa a esto la cual deberá ser implementada una vez se logren las autorizaciones correspondientes, pero se dejan las bases para que ocurra lo anterior, generando un análisis de riesgo y un modelo de gestión del cambio adaptado al proyecto en revisión.