Rediseño del proceso de formulación y control de gestión del plan trienal de inversiones de la Empresa de los Ferrocarriles del Estado, EFE

Abstract

La Empresa de los Ferrocarriles del Estado (EFE), es una empresa estatal chilena, dedicada al transporte de pasajeros, carga y servicios relacionados a la explotación de vías férreas y bienes inmobiliarios asociados. En la definición y desarrollo de objetivos estratégicos, EFE elabora dos tipos de planes, un Plan Estratégico, y un Plan Trienal, cuyo cumplimiento al año 2016 alcanzó el 57% de las metas establecidas, debido a un bajo nivel de alineamiento en la movilización de iniciativas, y la falta de mecanismos de control de gestión del desarrollo de las inversiones. El proyecto de memoria, busca rediseñar el proceso de formulación y control de gestión del plan trienal de inversiones del grupo. Para lograr este objetivo, se plantearon específicamente, la conceptualización de los procesos actuales relacionados a la formulación y control de gestión del Plan Trienal y el Plan Estratégico, un análisis cualitativo de los actores involucrados en los procesos estudiados, el estudio de indicadores clave para medir su efectividad, y la elaboración de la planificación de la implementación del resultado del rediseño. Dentro de los principales hallazgos del proceso, se observa que actualmente EFE, pese a que cuenta con suficiente capacidad para tenerlas, no cuenta con herramientas clave para la gestión estratégica, como un mapa estratégico propio de las empresas del grupo, y estructuras de indicadores y seguimiento visual del avance de iniciativas. Se observa adicionalmente, una gran oportunidad de mejora en cuanto a la definición de responsables del control de gestión del grupo, el seguimiento de las inversiones, y la medición de avance físico de sus proyectos e iniciativas. Acerca del proceso de formulación, se aprecia una falta de instancias de participación y comunicación de los planes, además de un desequilibrio en la fuerza e impacto de eventuales intervenciones de diversos actores. Los principales resultados del proceso son, por consiguiente, un análisis de la relación entre los planes de la empresa, un nuevo mapa estratégico para EFE, considerando al dueño como un actor fundamental, indicadores para el seguimiento estratégico desde el punto de vista directivo, ejecutivo, y del control de gestión. Adicionalmente, se propone un mapa de los actores, ilustrando la participación actual de cada agente relevante en el sistema, junto a acciones para reducir el riesgo dado por las potenciales intervenciones de cada uno. Se construye también, un nuevo proceso para la formulación y control de gestión del plan trienal, junto a su plan de implementación, considerando una mayor participación del directorio desde la propuesta de iniciativas, hasta instancias de control y seguimiento específicas. Del trabajo se concluye que EFE cuenta con la capacidad para formular procesos de planificación más acabados, rediseñando procesos actuales, integrando variables financieras, operacionales y políticas. De igual forma, que la complejidad de la implementación conlleva el compromiso de liderar un cambio organizacional, de la mano de procedimientos específicos ligados a la gestión del cambio y la movilización de proyectos para difundir adecuadamente las decisiones en cada nivel de la organización.