Propuestas de mejora para el área de control de gestión de una empresa de retail en tres filiales de latinoamérica

Abstract

La necesidad de disponer de información en forma expedita, pertinente y confiable para la medición y evaluación del desempeño global de la empresa es consecuencia de la importancia que tiene en la actualidad la adopción de estrategias apropiadas que permitan alcanzar ventajas competitivas. Es a través de los Sistemas de Control de Gestión que las organizaciones logran asegurar la implantación y ejecución de su estrategia a través de la influencia sobre los miembros de la organización, cuyo beneficio es incrementar la probabilidad de lograr las metas de esta. BP&C, unidad donde se desarrolló el presente trabajo, es un área de planeación y control de negocio, que presta servicio a las filiales de Chile, Perú y Colombia, agrupadas como Pacific Cluster, al interior de la compañía Procter & Gamble. Esta área tiene bajo su responsabilidad la elaboración de diversos reportes que fomentan el control de gestión y la realización de procesos de proyección financiera. La justificación para la realización de este trabajo surge a partir de la forma en que se realiza control de gestión, pues este actualmente no ayuda a mejorar las ventas y desempeño de los países, lo que se demuestra en no alcanzar las metas propuestas año tras año. Lo anterior es causado por tres razones: (i) se encontraron errores en la gestión de datos y baja automatización en la elaboración de reportes; (ii) el no considerar a los clientes del área para el diseño de reportes afecta negativamente el uso de estos y la confianza hacia el área, careciendo indicadores de gestión adecuados; (iii) ineficacia en el seguimiento y control de presupuestos, lo que se traduce en sobregastos constantes del presupuesto anual. La solución expuesta para hacerse cargo de esta problemática es proponer y diseñar mejoras al Sistema de Control de Gestión que BP&C utiliza, para así apoyar y potenciar el desempeño de las filiales de P&G en Pacific Cluster. En la primera parte de este trabajo, se presentan antecedentes respecto a procesos y reportes que el área lleva y los sistemas de información disponibles para su desarrollo. Luego, se exponen un profundo análisis, diagnóstico y validación con diversos actores de los problemas encontrados en el punto anterior. La siguiente etapa contempla la creación de indicadores adecuados para cada reportes y proceso a trabajar, se establecen sus respectivas metas y frecuencia de medición, para luego dar paso al diseño de reportes automatizados y propuestas de mejora al sistema actual. Finalmente, el trabajo concluye resumiendo las propuestas, con un pasaje en que se cuantifican beneficios potenciales, tales como el ahorro de USD$2MM anuales por eficiencia presupuestaria, liberación de horas laborales dentro de la unidas por eficiencia operacional y se recomienda desarrollar fuertemente el concepto de mejora continua dentro de la unidad, para así dar respuestas al constante cambio que presenta el dinamismo del rubro de retail. Aumentar el entendimiento de la situación actual permite generar metas alcanzables, lo que a su vez genera mejores expectativas y, consecuentemente, mayores retornos, todo esto como beneficio de mejorar el control de gestión.