Actualización continua de base de conocimiento de preguntas frecuentes para asegurar la efectividad del primer nivel de atención de consultas ciudadanas en la Superintendencia de Educación

Abstract

La Superintendencia de Educación es el organismo público encargado de asegurar la calidad de la educación en los niveles de educación parvularia, básica y media. Para resguardar los derechos de la comunidad escolar tiene la facultad de fiscalizar a los establecimientos educacionales, y atender las consultas y denuncias de la ciudadanía. El proceso de atención de consultas está estructurado en tres niveles. El primer nivel tiene el primer contacto con el usuario, donde se acoge la consulta y se entrega una respuesta. Si el grado de complejidad de esta requiere de mayor especialización, se escala a un segundo o tercer nivel. En este proceso los funcionarios responden en base a su experiencia, donde el primer nivel de atención logra responder el 40 % de las consultas anuales y el tiempo de respuesta promedio de los distintos niveles es de 2 o más días. El año 2016, la Superintendencia realiza un cambio en su modelo de atención privilegiando el uso de canales remotos, y percibe un drástico aumento de la demanda de consultas, sobre un 400 %. Luego, prevé que la misma forma de operar existente no es sostenible y urge mejorar la efectividad del primer nivel de atención si se desea mantener o mejorar los estándares de calidad de la atención de consultas de los ciudadanos. El objetivo general del proyecto fue el de mejorar la efectividad del primer nivel de atención de consultas, y asegurar una efectividad igual o superior en el largo plazo. Para esto el proyecto consistió en la definición de preguntas frecuentes (FAQ) de la ciudadanía. Asimismo, dada la naturaleza dinámica de los contenidos y problemas que enfrenta la comunidad educativa, para asegurar el nivel de efectividad del primer nivel de atención en el largo plazo, se propone un proceso de actualización continua de la base de conocimiento que incluye un método semi-automático de monitoreo de nuevo conocimiento latente basado en el análisis sistemático de la información de las consultas. Finalmente, se concluye que la definición de preguntas frecuentes y accesibilidad a estas por cualquier funcionario durante la atención de las consultas es un medio efectivo para solucionar el problema. Como primer resultado se aumentó el desempeño del primer nivel de atención del 40 % al 78 %. Así también, se concluye que el método semi-autómatico para la actualización de la base de conocimiento de preguntas frecuentes, no sólo es útil para aprender, mantener o aumentar gradualmente la efectividad del primer nivel de atención sino que también, es conveniente para enfocar los recursos, al identificar cuándo y cómo dirigir la aplicación de estrategias según el momento o contingencia.