Diseño de un sistema de control de gestión para la Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas de la Universidad Austral de Chile

Abstract

El presente proyecto de grado fue desarrollado en la Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas, perteneciente a la Universidad Austral de Chile, institución correspondiente a una corporación de derecho privado sin fines de lucro fundada en el año 1954 en la ciudad de Valdivia. La facultad se crea en el año 1989 con tres programas de pregrado, lo que en la actualidad corresponden a cuatro carreras, correspondientes a: Ingeniería Comercial, Auditoría, Administración de Empresas de Turismo y Administración Pública, además ofrece algunos programas de postgrado. Dentro de las actividades realizadas por la facultad, correspondientes a: pregrado, postgrado, vinculación e investigación, cabe destacar que el foco principal de esta facultad, se centra en la actividad de pregrado, debido al área disciplinar en la que se desarrolla FACEA, por lo que, la estrategia se focaliza en función de esta actividad. El objetivo del proyecto busca proponer y desarrollar un sistema de control de gestión, para lo cual, se integra éste en cuatro etapas, para asegurar el máximo nivel de alineamiento de los objetivos estratégicos de la Facultad con los objetivos de cada unidad funcional. En la etapa del desarrollo de la estrategia, se criticaron las actuales declaraciones estratégicas y se propusieron nueva misión y visión para FACEA, además de realizar un análisis externo de macro y micro entorno, así como análisis interno de recursos y capacidades, obteniendo los principales factores de un FODA y, además, se identificaron los atributos claves del negocio, mediante el desarrollo de una curva de valor, de esta forma, establecer la propuesta de valor para la facultad, así como, el desarrollo del modelo de negocio de FACEA y, por otro lado, se establecieron los problemas de control de gestión de la organización, por lo que se concluye que los principales desafíos que presenta la facultad corresponden a algunos focos estratégicos respecto de la estrategia, problemas de cultura, problemas de estructura, de incentivos y problemas de alineamiento, los cuales se buscan cubrir con algunos mecanismos de control. En la etapa de planificar la estrategia se realizó un análisis al actual mapa estratégico de FACEA, y posteriormente se propuso un mapa estratégico, mediante la identificación de tres ejes estratégicos que permitan alinear los procesos con la estrategia de FACEA, para así, cubrir las brechas detectadas, los cuales corresponden a: excelencia académica, empleabilidad y sustentabilidad. Para poder medir el nivel de cumplimiento se establecieron cerca de 29 iniciativas, de esta forma, traducir la estrategia, mediante los procesos establecidos, así controlar estos con los resultados reales frente a los establecidos en el mapa estratégico. En la etapa de alinear la organización se establecieron las unidades funcionales para dar bajada a la estrategia de la facultad, traducida en el mapa estratégico, en tableros funcionales a tres unidades, las cuales corresponden a: Escuela de Auditoría, Instituto de Administración y oficina Gestor Docente, así como se da baja en Acuerdos de Nivel de Servicio (SLA), entre unidades funcionales y unidades de apoyo para FACEA. Por otro lado, se presenta la situación actual de los esquemas de incentivos de algunos cargos de FACEA, para proponer nuevos esquemas de incentivos, los cuales permitan alinear comportamientos y mover desempeños en función de la estrategia de la facultad, para así, compensar en razón de los desempeños esperados y de acuerdo con los resultados obtenidos en cada proceso clave propuesto en los tableros funcionales. En la etapa de controlar y aprender se desarrolló un modelo de análisis del desempeño, donde se construyó un sistema para analizar los procesos y determinar dónde desvían los procesos, para lo cual, se tomó a modo de ejemplo un indicador clave de desempeño correspondiente a la matrícula de FACEA, de esta forma construir el modelo y se muestra las variables que lo explican, mediante el modelo de análisis del desempeño, los cuales provienen de: una descomposición interna del indicador relevante escogido, del entorno, del cuadro de mando integral, de la cadena de valor y de los tableros funcionales. Por otro lado, se construyó un reporte, el que permitió consolidar la información, analizar la información, generar los reportes, permite la ejecución de reuniones de revisión de desviaciones y se establecieron los planes de acción, por otro lado, mediante la entrega de reportes permite evaluar y compensar, así como otorga retroalimentación para analizar y revisar el desempeño del indicador relevante matrícula. Finalmente, se concluye que los objetivos del presente proyecto fueron cumplidos, permitiendo desarrollar un modelo de gestión que logre recoger los desafíos de instituciones de educación superior, dónde no siempre existe un proceso formal de control de gestión, que además, pueda apoyar el cumplimiento de la estrategia, evidenciando esto a los clientes con una claridad en la misión y una adecuada propuesta de valor, para así alcanzar desempeños sobresalientes en todos los procesos, logrando una comunicación integrada y permanente entre las unidades funcionales, para continuar con la mayor eficiencia las labores de FACEA, centrada siempre en la estrategia.