Diseño de un sistema de control de gestión, Unidad de pasos fronterizos, Ministerio del Interior

Abstract

El presente proyecto es desarrollado considerando como Unidad de Negocios la Unidad de Pasos Fronterizos del Ministerio del Interior (UPF), institución estatal, cuya función es la administración y coordinación de las instituciones públicas en frontera dentro de los Complejos Fronterizos que se relacionan con el movimiento terrestre de personas, mercancías y vehículos, desde las provincias de Arica a Tierra del Fuego, mediante cuatro grandes ejes de acción: Proveer servicios de habitabilidad e infraestructura; coordinación de servicios contralores de frontera; gestión de acuerdos internacionales y entregar información a usuarios para facilitar la toma de decisiones. El proyecto consiste en proponer un sistema de gestión que permita abordar los problemas identificados en este documento, mediante la creación de una estrategia y que permita alinear las acciones de los funcionarios, fomentando la utilización de buenas prácticas y preservando la probidad administrativa. La UPF cuenta con definiciones denominadas Lineamientos Estratégicos, pero estos no cumplen con los principios básicos de formulación estratégica, no posee una estrategia definida y la planificación de su ejecución de actividades anuales no cuenta con indicadores que permitan evaluar su implementación. El sistema actual de gestión, es inexistente o siendo positiva básico, lo que permite definir esto desde cero, por lo que el presente trabajo tienen como fin elaborar y proponer un sistema de control de gestión que permita a la UPF desarrollar una estrategia para lograr una gestión con mayor eficiencia en el gasto de los recursos públicos, que permita entregar las mejores condiciones para el control tanto para los servicios públicos como para los clientes en tránsito. El análisis estratégico de la unidad permitió definir las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas. Este análisis permite identificar las acciones que potenciaría las fortalezas y oportunidades detectadas, minimizando las debilidades y amenazas, como son: Potenciar la inversión en infraestructura en los complejos fronterizos, tanto física como tecnológica, logrando la estandarización de los espacios; Fortalecer el rol de la UPF como prestador de servicios y coordinador de los servicios públicos en frontera; Mantener, potenciar y formar al capital humano existente en UPF; Implementar un sistema de gestión integrado; Relevar la formalización respecto de la jerarquía de la UPF en los controles de frontera y Buscar la identificación de los complejos de frontera como una identidad única. Con esta información se realiza la formulación estratégica de la organización, definiendo la propuesta de valor y dos ejes estratégicos como son las Condiciones de atención en los complejos fronterizos y la Comunicación permanente con los clientes, para posteriormente detallar los objetivos estratégicos y el mapa estratégico. Posteriormente, se desarrolló el diseño de un sistema de medición con un cuadro de mando integral con indicadores que permitan evaluar el desempeño y la implementación futura de esta estrategia, mediante dos tableros de gestión, uno para la División de Proyectos de Inversión y el segundo para el Área de Mantención. Posteriormente, dentro del documento se desarrolló un esquema de evaluación del desempeño y esquema de incentivos. Por último, el proyecto considera un modelo de análisis del desempeño considerando el funcionamiento de sus unidades funcionales y analizando las prácticas de gestión de la UPF, desde el punto de vista del proceso de las áreas antes señaladas, una evaluación consolidada (comparativa) y con apertura territorial.