Sistema de gestión de calendarios académicos de Pre y Postgrado

Abstract

En la actualidad, la Universidad de Chile emplea calendarios académicos que ayudan al desarrollo de sus procesos, y a la toma de decisiones de los miembros de su comunidad. Su uso se extiende también a las Escuelas de Pregrado y Postgrado de la Facultad de Ciencias Físicas y Matemáticas (FCFM). Con el fin de llevar adelante un semestre académico, la información presente en estos ha de ser comunicada a los estudiantes, académicos, y diversas unidades de la Facultad de manera expedita y libre de erratas. A estos se le suma cualquier persona externa interesada, al tratarse de información pública. Los funcionarios de las Escuelas de Pregrado y Postgrado crean, actualizan y publican los calendarios de forma manual, con el apoyo de herramientas de ofimática. Esto hace al proceso de gestión de calendarios lento y propenso a errores. Además, la información de dichos calendarios no está disponible para ser consultada fácilmente por aplicaciones externas, como Ucampus y sistemas de la FCFM. Frente a lo anterior, en el año 2021 se desarrolló la primera versión de un sistema web, que buscaba centralizar la gestión de los calendarios de las Escuelas ya mencionadas. Si bien esta solución incluyó parte de las funciones necesarias, carecía de aspectos clave, como la automatización de varias actividades comunes, y el acceso a sus datos desde aplicaciones externas, por lo que nunca fue puesta en producción. Este trabajo de memoria se enfocó en extender y mejorar dicho sistema, para que se transforme en una solución completa, e integrada al ecosistema universitario existente; además de contener toda la funcionalidad requerida para su puesta en producción. Por lo tanto, se diseñó una nueva arquitectura para el sistema, y se extendió el modelo de datos legado, así como su API pública y privada. Por último, la funcionalidad embebida en el sistema anterior se dividió en dos aplicaciones: 1) una dedicada al almacenamiento y procesamiento de datos (back-end), y 2) otra que permite la interacción entre los usuarios y los calendarios (front-end). Este sistema fue evaluado por una muestra de estudiantes y funcionarios de las Escuelas de Pre y Postgrado, y también fue probado por miembros del Centro Ucampus, quienes calificaron al sistema como usable y útil, y entregaron comentarios para continuar mejorándolo. Dichos comentarios fueron atendidos en la medida en que fuera posible abordarlos dentro del alcance de la memoria. Principalmente, se ajustó la interfaz web y se extendió la API pública. Dado estos resultados, se puede decir que los objetivos planteados fueron alcanzados. Por lo tanto, se acordó con las Escuelas de Pre y Postgrado iniciar un período de “marcha blanca” como apoyo a la adopción definitiva de este sistema.