Diseño de un plan de gestión de datos maestros para la unificación de información entre las aplicaciones centrales de la Universidad de Chile

Abstract

El proyecto se desarrolló con el objetivo de abordar los desafíos críticos en la gestión de datos personales en la universidad de Chile. La institución, con una gran comunidad de estudiantes y funcionarios, enfrenta problemas de falta de sincronización de datos entre sus múltiples aplicaciones centrales, lo que finalmente afecta al usuario final de estas, donde tienen que estar constantemente solicitando cambios con respecto a sus datos personales. El propósito principal del proyecto fue diseñar un plan de gestión de datos maestros (MDM) que unificara y mejorara el manejo de datos personales en la universidad. Este plan busca asegurar la integridad, consistencia y precisión de la información, además de cumplir con la ley 19.628 sobre el tratamiento de datos personales.Para alcanzar los objetivos del proyecto, se adoptó una metodología basada en la gestión de datos maestros (MDM) y la metodología CRISP-DM adaptada a las necesidades del proyecto. Las fases del proyecto incluyeron el entendimiento del negocio, la preparación de los datos, la definición del nuevo proceso y la evaluación e implementación de este. Dentro de este proyecto se diseñó un procedimiento unificado para la actualización de datos personales dentro de la universidad, lo que redujo significativamente el tiempo de tramitación de actualización de datos personales, y a su vez, se logró aumentar la consistencia de los datos que son actualizados mediante este procedimiento, ya que luego se ser procesados fueron 100 % consistentes en relación a las bases del Servicio de Registro Civil e Identificación, cumpliéndose ambas medidas de éxito. Por otro lado, se mejoró la comunicación entre las unidades, se implementó un sistema de notificaciones y se garantizó el cumplimiento de la ley 19.628 sobre el tratamiento de datos personales y sensibles. Se identificaron algunas limitaciones, como la exclusión de ciertos sistemas externos a nivel central. Se proponen varias mejoras y extensiones futuras, incluyendo la automatización de más procesos, la inclusión de otros tipos de datos maestros y la implementación de plataformas de monitoreo en tiempo real. En conclusión, el proyecto ha cumplido con los objetivos propuestos, mejorando significativamente la tramitación operativa de todos los cambios de datos personales para cualquier persona perteneciente a la universidad, además de abordar directamente distintas aristas de calidad para los datos tratados dentro del procedimiento, englobando una solución tanto a nivel de factibilidad y optimización a nivel de usuario, como la replicación transversal y unificada de datos maestros en las distintas fuentes de datos.