Rediseño del sistema de gestión, seguimiento y control de proyectos para empresa de software

Abstract

Este proyecto de memoria se enmarca en el competitivo sector de las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC), específicamente en el mercado del desarrollo de software a medida. Fue realizado en colaboración con IDEA UNO, una empresa chilena con 23 empleados y 18 años de experiencia en el mercado, que factura aproximadamente \$800 millones de pesos chilenos al año. IDEA UNO se especializa en proyectos de software personalizado dirigidos a grandes empresas y corporaciones.

La motivación de este proyecto surge de la necesidad de abordar el problema del alto consumo de horas hombre (HH) requerido para completar un proyecto en comparación con las HH facturadas al cliente, que en ocasiones llegan a ser casi el triple del presupuesto inicial. Esta situación afecta directamente la rentabilidad y sostenibilidad a largo plazo de la empresa, ya que los proyectos resultan en márgenes de beneficio reducidos o, en algunos casos, incluso generan pérdidas. Una de las principales causas que se abordan en este trabajo es el bajo nivel de madurez del proceso de desarrollo de proyectos, lo cual limita la replicabilidad, la previsión de resultados, el seguimiento, el control y la mejora continua del proceso. Por esta razón, el objetivo principal de este proyecto es rediseñar el sistema de gestión, seguimiento y control de proyectos de la empresa para controlar eficazmente el consumo de recursos, en particular las HH necesarias para completar un proyecto. Este esfuerzo forma parte de una estrategia más amplia para profesionalizar las operaciones y aumentar la eficiencia y madurez general de la empresa. La metodología se estructura en tres etapas: levantamiento de la situación actual, diseño de la propuesta de rediseño y evaluación del proyecto.

En la primera etapa, se define y documenta formalmente el proceso principal del sistema, que es el desarrollo de proyectos, junto con los roles implicados, las herramientas de software utilizadas y la identificación de varias áreas críticas de mejora. En la segunda etapa, se propone el rediseño del sistema, incluyendo acciones y tareas que el equipo técnico debe llevar a cabo para completar el sistema, como la definición de estándares y la identificación de riesgos. Se describen las nuevas etapas del proceso, en particular el refuerzo del diseño, la planificación y el control de la factibilidad técnica, siendo esta última responsabilidad de un nuevo rol: el panel de expertos. Además, se proponen cambios en las plataformas y sistemas web utilizados para facilitar la supervisión, y se asocia la métrica principal de desempeño del proceso, el Porcentaje de sobreconsumo de horas. En la etapa final, se detalla cómo se supervisará el éxito del proyecto, evaluando la factibilidad técnica y económica de las propuestas. Un aspecto crítico en esta etapa es el análisis de riesgos y la gestión del cambio, donde se destaca la inclusión de un nuevo rol: el auditor de procesos. Este enfoque basado en procesos busca no solo optimizar los recursos y aumentar la eficiencia operativa, sino también asegurar la sostenibilidad y competitividad de la empresa a largo plazo.