Un instrumento para apoyar la prospección de proyectos de software en pymes chilenas

Abstract

La actividad de prospección es el primer acercamiento en el proceso de pre-venta de un proyecto de software, y se caracteriza por su necesidad de ser rápida y eficaz, tanto para el solicitante como para el potencial proveedor de la solución. Esta actividad tiene una alta costo-efectividad cuando es realizada por un experto en el dominio técnico y de negocio del prospecto abordado. Considerando la diversidad de dominios técnicos y de negocio, y la velocidad de evolución de estos, la estrategia de abordar la prospección de proyectos usando expertos no es escalable. Además, es poco factible cuando el proveedor de software debe presupuestar proyectos en múltiples dominios, lo cual corresponde a gran parte de la industria.

Esta situación se hace aún más compleja en el caso de las pymes proveedoras de software, debido a que la posibilidad de contar con expertos en cada dominio de proyecto a abordar es muy baja, o casi nula. Como resultado de esto, las estadísticas a nivel global muestran que la mayoría de las causas de fallas de proyectos de software están relacionadas con problemas en las etapas iniciales del proyecto, incluyendo una mala prospección, que lleva a definir tiempos y costos por debajo de lo requerido.

Este trabajo de tesis abordó el desafío de reducir la necesidad de expertos al momento de que un proveedor realice la actividad de prospección, manteniendo o mejorando su nivel de efectividad en dicha actividad para esa organización. Para ello, se propuso el uso de un instrumento visual y asíncrono, que incorpora el conocimiento y espacio de soluciones del proveedor, y sirve para capturar la información del prospecto de manera fácil y estructurada. Esto reduce la demanda de tiempo de los expertos, y hace a esta etapa más factible de abordar en el caso de las pymes de software.

El instrumento visual propuesto fue diseñado y refinado de forma evolutiva, con el apoyo de usuarios reales, siguiendo la metodología de Action Research. El instrumento es un cuestionario en formato de wizard, ajustado a la realidad de cada proveedor. La información capturada del prospecto del cliente es mostrada al evaluador a través de un tablero tipo canvas, que facilita su entendimiento y evaluación. La usabilidad y utilidad del instrumento fue evaluada a través de dos mecanismos distintos: 1) un experimento de campo en dos pymes de software diferentes, y 2) dos focus group con expertos de la industria.

En ambos casos, los resultados obtenidos fueron altamente positivos. En las pymes de software se observó un aumento significativo en las respuestas de los potenciales clientes, y respuestas de mejor calidad, donde muchos de los prospectos pudieron ser evaluados por personal no experto. En este caso, el grupo de profesionales participantes expresó su disposición a adoptar la solución propuesta, de forma permanente, para apoyar sus procesos de prospección.

El trabajo a futuro considera desarrollar nuevos wizards para otros proveedores de software, para determinar en qué medida la estrategia propuesta es generalizable, y cuál es el impacto que se puede esperar a partir del uso de estos wizards.