Propuesta de rediseño del proceso de planificación y control presupuestario

Abstract

En este documento se presenta el trabajo de titulo que tiene por objetivo disminuir las desviaciones entre los costos estimados y reales de los distintos proyectos de la empresa Corporación Vial, utilizando metodologías y herramientas de rediseño de procesos, con el fin de entregar mayor certeza del comportamiento de los costos y elaborar planes de acción oportunos para mitigar eventualidades producidas por la naturaleza del negocio.

Los distintos proyectos de mantenimiento vial presentan diversas estructuras de costos, que al ser reconstruidas desde sus inicios, presentan una subestimación promedio del 10\%. Por otro lado en el estudio de las desviaciones con respecto al presupuesto se usó el indicador de "Coeficiente de Variación" que muestra el nivel de variabilidad con respecto al presupuesto, siendo 1 el máximo aceptable para un correcto control. En los proyectos estudiados, el coeficiente de variación es en promedio de un 1.368. Entrando al detalle de cada ítem los costos que representan un 30\% del total del proyecto toman el valor de 1.325, mientras que en los que representan un 10\% o menor, el coeficiente de variación asciende hasta un 2.6375.

Para revertir esta situación se utiliza la metodología tradicional de rediseño de procesos, que contempla en una primera instancia el levantamiento y comprensión de la información de la situación actual, con todos los procesos involucrados en la empresa para la gestión de costos y gastos de los proyectos. De forma subsecuente se elabora y presenta una propuesta de rediseño de los procesos seleccionados según su nivel de incidencia en las desviaciones identificadas, junto a un plan de implementación y de gestión del cambio, permitiendo así facilitar el funcionamiento de los nuevos procesos y su control. Luego se justifica el rediseño propuesto mediante una evaluación económica de los nuevos costos y un back test, que pretende modelar las utilidades no percibidas de haber implementado el nuevo modelo.

Se evaluaron 3 escenario posibles económicamente, el primero y más optimista presenta un aumento de los beneficios de la empresa en \$407.871.513 clp en 5 años. El segundo con una mira más neutra presenta un aumento de \$205.853.635 clp en 5 años y finalmente un escenario denominado suficiente que no considera un aumento en las utilidades de la empresa pero si un aumento en el control acumulado de los proyectos de un 1.64\% en 5 años. En todos los escenarios se sumo el costo de la implementación del rediseño versus el costo de las oportunidades de mejora no abordadas por la empresas.

Es debido a lo anterior que la propuesta de rediseño es recomendada para su implementación, que frente a un escenario suficiente aumenta el control de los proyectos, teniendo no solo efectos positivos en las utilidades de la empresa sino también permite aumentar la cartera de proyectos sin perder el control de los costos.