Firma digital y D. T. E., usos y beneficios en Chile

Abstract

La publicación en el diario oficial la ley de firma electrónica (19.799), ha cambiado el escenario tradicional de las actividades comerciales, situando a Chile en una posición de vanguardia tecnológica entre sus pares. Este nuevo entorno sin duda traerá innumerables beneficios para las empresas desde el punto de vista económico, con importantes ahorros en costos y un mayor nivel de competitividad. Pero también involucra nuevos desafíos legales, tecnológicos, en los procesos de negocios y en la cultura. Hasta hoy, la legislación Chilena vigente, exige que cualquier operación comercial sea respaldada a través de Documentos Tributarios previamente autorizados por el Servicio de Impuestos Internos (SII). Estos documentos son autorizados por el SII a través de un timbre cuño que el contribuyente está obligado a aplicar sobre sus documentos en papel antes de utilizarlos. Tanto para el SII como para los contribuyentes, especialmente para los que requieren timbrar un gran volumen de documentos, éste es un procedimiento engorroso y con un elevado costo administrativo. Como una manera de optimizar y facilitar las operaciones comerciales entre las empresas, la relación de ellas con el SII, y en concordancia con la política adoptada de modernizar su gestión y utilizar la tecnología y las telecomunicaciones actuales como herramientas efectivas facilitadoras de procesos, el Servicio de Impuestos Internos propicia la implementación de un modelo de operación con Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) que aproveche las bondades de la red Internet como canal de comunicación, definiéndose como un Documento Tributario que es emitido por un contribuyente, y cuya generación, almacenaje y/o transmisión se realiza en forma electrónica. Una solución flexible permitirá a las empresas integrar el sistema con otros sistemas existentes (contabilidad, ventas, compras, etc.) automatizando los procesos, ahorrando burocracia innecesaria y reduciendo los errores propios del manejo manual. El SII, por su parte, podrá tener un mejor control sobre las operaciones comerciales, reduciendo la evasión y el fraude a medida que el sistema logra penetración. Adicionalmente es sabido lo difícil que es vigilar personalmente todas y cada una de las actividades de una gran empresa, por eso en estas existen varios departamentos y empleados responsables de todas sus actividades. Entre ellos tenemos al auditor, que en definitiva, es un analista que investiga el control de todas las operaciones en su detalle y en su raíz Asimismo es tarea de la auditoria determinar la adecuación y fiabilidad de los sistemas de información y de las políticas y procedimientos operativos existentes en los distintos departamentos de la empresa, y es aquí donde recae la responsabilidad de analizar, controlar y ayudar a una correcta adaptación de esta nueva metodología de hacer negocios, con los Documentos Tributarios Electrónicos.