Evaluación y Propuestas al Sistema de Gestión de Proyectos Aplicado a la Cartera de Proyectos en Ejecución de la División de Metales Base de BHP Billiton

Abstract

El presente trabajo de título consistió en evaluar el sistema de gestión de proyectos que actualmente utiliza la división de metales base de BHP Billiton para sus proyectos de inversión de capital en etapa de ejecución, comparándolo con las mejores prácticas de la industria. El objetivo es identificar debilidades y oportunidades de mejora, para luego levantar 3 propuestas para atacarlas.

BHP Billiton es una empresa anglo-australiana dedicada a la extracción de Recursos Naturales. En su división de metales base, se mantienen en promedio unos 15 proyectos simultáneamente. Como cada proyecto puede tener sus propios criterios, procesos y controles, surge la necesidad de crear consistencia entre ellos desde el punto de vista del dueño, BHP Billiton. La figura encargada de dicha tarea corresponde a una PMO (Project Management Office) denominada Project Development.

Los procesos analizados son quince, que corresponden a procesos de Ejecución de proyectos, y de Seguimiento y Control a Proyectos, propuestos por el Project Management Institute (PMI) y que se agrupan en 8 áreas de conocimiento: Integración, Alcance, Plazos, Costos, Calidad, RRHH, Adquisiciones y Comunicaciones. El análisis se llevó a cabo sobre Project Development y sobre dos proyectos en ejecución: O.L.E. y West 9. Se utiliza una metodología en la cual se califica positiva, neutral o negativamente cada proceso y área de conocimiento.

Se encontró que el sistema de BHP Billiton se encuentra deficiente en Comunicaciones, Calidad e Integración, y puede mejorar en el Control de Cronograma. También se encontró que los proyectos generan una gran cantidad de información que actualmente no está siendo recopilada de forma ordenada en el sistema de BHP Billiton.

Al comparar los resultados de Project Development (que actúa como casa matriz) y los proyectos, se desprende que existe una alta correlación entre ellos, ya que en 13 de los 15 procesos estudiados (87%) obtuvieron la misma calificación y en las 8 áreas de conocimiento su calificación fue exactamente la misma (100%).

Se levantaron propuestas para atacar las debilidades en Comunicaciones y en Integración, mediante una guía para confeccionar un plan de comunicaciones, en forma de procedimiento oficial de la compañía, un flujo para el control integrado de cambios diseñado para Metales Base, la creación de la figura de Analista de Tendencias, el control a la asistencia a las reuniones de gestión de cambios y crear una minuta para dichas reuniones. Con estas propuestas implementadas, se estima que 3 áreas de conocimientos conseguirían calificación positiva, haciendo el sistema más robusto. Se sugiere se vuelva a estudiar el área de conocimiento de Calidad una vez que estas propuestas sean implementadas.