Rediseño del Proceso del Actual Sistema de Licencias Médicas Desde su Recepción Hasta su Valorización en una Caja de Compensación de Asignación Familiar

Abstract

En una Caja de Compensación de Asignación Familiar (CCAF), la situación actual en su proceso de valorización y cálculo del subsidio de incapacidad laboral no da abasto ante un incremento del número de licencias médicas diarias a procesar. Tampoco cumple con los niveles de servicio exigidos y no cuenta con un control y gestión adecuado para rendir cuentas exitosamente ante la Superintendencia de Seguridad Social ni informar a sus afiliados la situación de sus licencias. El presente trabajo de título busca plantear un rediseño de procesos que permita ahorrar costos operacionales, liberar recursos, mejorar los niveles de servicio, estandarizar los criterios de cálculo y asegurar la escalabilidad en el futuro ante la mejora de las tecnologías existentes. Este trabajo consta de cinco pasos para desarrollar una buena propuesta de rediseño: un levantamiento de procesos para identificar la situación actual; un estudio de las métricas y variables críticas que permitan enfocar el rediseño en torno a ellas; un levantamiento de las restricciones y exigencias de la CCAF; el planteamiento de un rediseño utópico para que en base a restricciones que lo imposibiliten, llegar a un rediseño óptimo realizable y por último, la evaluación de dicho rediseño de acuerdo a un criterio propuesto en torno a las variables anteriormente seleccionadas. Este rediseño es la propuesta concreta a la CCAF. Dentro de los agentes externos a la CCAF involucrados en este proyecto, se encuentra la Comisión de Medicina Preventiva e Invalidez, COMPIN (organismo del gobierno encargado de validar la licencia en cuanto a lo médico) y una empresa que brinda servicios de digitalizado y digitación de las licencias médicas, permitiendo trabajar a la CCAF con los datos electrónicamente, y más lejanamente, pero no menos importante, la SUSESO, quien fiscaliza. La principal variable a estudio es el tiempo total de proceso, desde la recepción de la licencia en la sucursal hasta el cálculo del monto del subsidio de incapacidad laboral. El rediseño busca minimizar el tiempo total y que a su vez cumpla con las restricciones impuestas por la CCAF. Por otra parte, la propuesta busca mejorar los niveles de servicio, disminuir el riesgo de pérdida de las licencias entre los traslados y asegurar una escalabilidad a futuro ante un aumento de las licencias médicas a procesar diariamente. En este trabajo, además de la propuesta de rediseño, se propone un modelo futurista, el cual incorpora la Licencia Médica Electrónica en la propuesta óptima realizable. En cuanto al tiempo total de proceso, el rediseño permite ahorrar hasta un 28,9% del tiempo total de proceso por parte de la CCAF. También permite liberar más de un 80% de los recursos humanos y por último, disminuye hasta en un 50% la cantidad de traslados de licencias médicas de papel. La mayor innovación fue hacer el cambio de un proceso secuencial a dos procesos paralelos. Estos consisten en separar lo puramente médico de lo puramente financiero y gracias a ello, se demostró que hacer uso del paralelismo de los procesos permite eliminar de mejor manera los “tiempos muertos”.