Rediseño en el Sistema de Pago de Facturas a Proveedores en la Empresa Constructora Almagro

Abstract

El presente proyecto se desarrolla en Constructora Almagro, empresa que se desenvuelve en el rubro inmobiliario, especializándose en la construcción de departamentos. Dentro de los múltiples procesos existentes en toda empresa, el pago de facturas a proveedores se ha transformado en un problema para la compañía, por lo que este trabajo propone un rediseño que solucione lo anterior. El principal problema que la empresa declara con respecto al pago de facturas, es la gran cantidad de éstas que se acumulan sin que puedan ser pagadas, lo que se traduce en una mala relación con los proveedores, quienes con justa razón reclaman por no recibir sus pagos en los plazos estipulados. Sin embargo no se manejan métricas y tampoco los empleados de la empresa que participan en esta cadena tienen claro el proceso de pago de facturas como un todo, lo que implica que no se enteren de cómo afectan a otros usuarios que participan en el ciclo. Por esta razón, para abordar el problema se consideró todo el proceso de pago desde el momento en que los insumos son solicitados en las obras hasta que se produce la imputación del pago de las facturas recibidas producto de los insumos solicitados. Además se consideraron los distintos sistemas informáticos que participan y como se relacionan entre sí. Junto a lo anterior, fue necesario levantar métricas de interés que permitieran conocer con mayor detalle tiempos en el desarrollo de actividades y costos asociados a éstas, información fundamental para poder realizar un buen diagnóstico. El levantamiento de los procesos de la situación actual, así como el posterior rediseño se realizó a través de Diagramas de Flujos, una herramienta útil y de fácil comprensión. Las métricas se obtuvieron a través de información entregada por la empresa, pero también hubo que levantarlas manualmente en los casos que la compañía no manejaba datos sobre alguna variable de interés. Una vez que se identifica la problemática se proponen nuevas prácticas, procesos y automatización de actividades de manera de lograr reducir el tiempo de pago de las facturas. Además se definen claramente los sistemas de información que se deberían ocupar para llevar a cabo el nuevo proceso. En la elaboración de esta propuesta se consideró la importancia de los recursos humanos en una empresa y por lo tanto su injerencia para que cualquier instancia de innovación funcione correctamente. Por lo tanto se estableció un plan de gestión del cambio en el que se definen mecanismos que podrían facilitar la implementación del proyecto. Por último se realizó una evaluación económica considerando todos los ahorros que podrían generarse del rediseño, así como los posibles costos de implementación en los que se deberían incurrir. El flujo de caja realizado arrojó un VAN de $ 3.802.559 considerando que el proyecto esté completamente implementado en un año, lo que es bastante auspicioso, ya que lo que se busca es reducir el tiempo de pago de facturas sin incrementar los costos. En general se puede concluir que este proyecto es completamente realizable desde el punto de visto económico y porque además se consideraron todos los actores que participan en el proceso de manera de que existan incentivos para que éstos ejecuten los cambios RESUMEN Ovando Cortés, Cristóbal Patricio 5 propuestos, disminuyendo de esta manera la resistencia al cambio y asegurándose un mayor éxito en la implementación.