Rediseño a los procesos de facturación en Bolsa de Comercio de Santiago

Abstract

La Bolsa de Comercio de Santiago en un marco de implementación de una política global de incorporación de mejores prácticas, ha solicitado la realización de un proyecto de mejora a sus procesos de facturación, que es presentado en este informe. La escasa visibilidad de la información que tienen los procesos de Facturación a Proveedores y Facturación a Clientes, impide que la organización disponga de aquella en los tiempos requeridos por la alta gerencia. Además, se constata que existe gran cantidad de información en papel y de difícil acceso y se presentan cuellos de botellas en la digitación y tareas repetidas. Con el propósito de abordar estas ineficiencias, la institución encarga un proyecto de mejoramiento del proceso que permita disminuir los tiempos incurridos en su ejecución y disponer de toda la información de manera oportuna y fácilmente accesible. El proyecto por tanto, se enmarca en la disciplina del Rediseño de Proceso de Negocio utilizándose la metodología BPM, la cual se estima como la más adecuada a la solución del problema planteado. Para el efecto, se consideraron cuatro etapas en el desarrollo del trabajo: Definición del Proyecto, Análisis de la Situación Actual, Rediseño de Procesos y Diseño de Software de Apoyo Luego de definido el proyecto y utilizándose diagramas de notación BPMN, se llevó a cabo el análisis de la situación actual, partiendo con el diseño y documentación de los subprocesos: Gestión de solicitudes para facturación electrónica y manual, Gestión de Pagos y Cobranza, Aplicación de Pago, Facturación a Proveedores, Gestión de pagos a proveedores. Posteriormente se midieron algunos de sus atributos, detectándose un conjunto de ineficiencias, tales como digitaciones repetidas, alta involucración del subgerente, despacho físico de facturas, entre otras. Luego se asociaron métricas específicas a las problemáticas detectadas, obteniéndose tiempos de respuesta a Áreas Requirentes, medidos en 4 horas; Horas Hombre involucradas en los procesos, medidos en 422 Horas para facturación a proveedores y 540 Horas para facturación a Clientes; entre otras métricas. Con el diagnóstico finalizado, se diseñan los procesos propuestos que contemplan una única forma de facturación para toda la empresa, donde las solicitudes son directamente digitadas por las áreas requirentes, y manejadas en forma digital durante todo el proceso, sin despachos físicos ni almacenamiento en papel, permitiendo un acceso rápido a los datos incluso desde usuarios externos al proceso. Se concluye que el rediseño permitió abarcar los requerimientos de la empresa, al estimarse mejoras del 98% en los tiempos de respuesta a los requirentes de información y un promedio de 19,2% de ahorro en costos del Hora Hombre de los procesos. El trabajo futuro se deberá centrar en la implementación y puesta en marcha de estas prácticas estandarizadas en la forma de facturar y generar las solicitudes, y la elaboración de mayor cantidad de reportes a la alta gerencia, dado el tiempo que se liberó a los usuarios del proceso. Las interfaces propuestas deberán ser tomadas por un equipo desarrollador, y diseñar con ellas el software de apoyo que el rediseño necesita.