Rediseño del proceso informe favorable para la construcción (ex cambio de uso de suelo y subdivisiones prediales) incorporando gestión del conocimiento para las Secretarías Regionales Ministeriales de Agricultura (Seremis) de la Subsecretaría de Agricultura de Chile

Abstract

Las organizaciones públicas han puesto en marcha programas de gestión pública para aumentar la productividad y la calidad de los servicios, basados en técnicas específicas, modelos y disciplinas practicadas en el sector privado, lo que se ha empezado a reconocer como Modernización del Estado . La Subsecretaría de Agricultura no es ajena a este proceso y dado que uno de sus procesos de negocio, a través de las Seremis de Agricultura, es el Informe Favorable para la Construcción (Ex Cambio Uso de Suelo y Subdivisiones Prediales) se deciden a emplear técnicas como la gestión del conocimiento sincronizado con la gestión por procesos que les permita ver dicho Informe no como un trámite que realiza el ciudadano, sino como un proceso cuya finalidad consiste en entregar a éstos una autorización para la construcción en un terreno rural. Lo primero que se realiza es la interpretación del Artículo 55 de la Ley General de Vivienda y Urbanismo por parte del personal especialista de la Subsecretaría y de la Oficina de Estudios y Políticas Agrícolas (ODEPA), una vez que se cuente con la interpretación de este enunciado, se realiza una pauta única cuyo objetivo es unificar los procedimientos que se deben realizar, erradicar prácticas establecidas en algunas regiones que no están acordes al espíritu de la norma y dar un lineamiento sobre el mínimo de información a modo general que debe contener cada uno de los documentos que se emplean en este proceso. Una vez aprobada la pauta y su entrada en vigencia se emplean metodologías de Ingeniería de Negocios para construir un diseño detallado del proceso de negocio y su automatización en el BPM Suite propiedad de la Subsecretaria (BPMS Unibox). Para éste proyecto se toma como piloto a la región Metropolitana, ya que en ésta región se cuenta con la sistematización de los documentos relevantes para éste trámite. Para lograr extraer el conocimiento se emplea primero el criterio de expertos para llevar a variables aquellos documentos relevantes del proceso (Informe técnico del SAG), luego de esto se realiza BI sobre estas variables encontradas, logrando, de esta manera organizarlos y clasificarlos de acuerdo a las características de los diferentes proyectos que solicitaron la autorización de la Seremi y así lograr mediante apoyo tecnológico que cada uno de los profesionales de esa entidad tengan acceso a los criterios técnicos jurídicos en los que se fundamentaron las decisiones de aceptación de los trámites que cumplían con características similares a la solicitud que se esté evaluando. Cómo resultados de éste piloto en la región metropolitana se tienen: - Mejoras en el tiempo que toma una Seremi de Agricultura en entregar la resolución de aceptación o denegación (Favorable o Desfavorable) a un ciudadano solicitante, tiempo medido desde que el ciudadano ingresa la solicitud en la Seremi, hasta que tiene una Resolución de Favorabilidad o un oficio de No Admisibilidad - Se obtienen estadísticas y datos claros sobre la cantidad de solicitudes que ingresan por primera vez y reingresan al proceso del IFC. - Con respecto al informe técnico que elabora el SAG se ha encontrado mejor coordinación entre los dos estamentos (SAG SEREMI).