Rediseño de la gestión de información en el proceso de entrega de pedidos a clientes para una empresa exportadora

Abstract

Arauco es una empresa forestal chilena dedicada a la fabricación de pulpa de celulosa y derivados como madera aserrada y paneles. Más del 90% de la producción de la compañía se exporta hacia el extranjero, llegando a clientes en los cinco continentes, cumpliendo un rol muy importante el nivel de servicio entregado a los clientes, para así fidelizarlos cada día más. El problema abordado en este trabajo consiste en que actualmente esto no se está logrando y los pedidos no están llegando a tiempo a los clientes de la empresa, como es el caso del mercado de Estados Unidos, que representa el 33% de las ventas, dónde el volumen entregado a tiempo a los clientes ha disminuido notablemente entre los meses de Julio y Diciembre del año 2016, siendo cercano al 90% en Julio y llegando a un 72% en Diciembre, bajo la meta de cumplimiento para este mercado, que es de 90%. Se estima que la pérdida de utilidades por multas debido al incumplimiento es cercana a USD 5,2 millones al año y la pérdidas por menor poder de negociación de precio debido a mal cumplimiento supera los USD 20 millones al año, para este mercado. El objetivo general de esta memoria es generar una propuesta de rediseño de la gestión de información en el proceso de entrega de pedidos a clientes, que permita monitorear y ayudar en la toma de decisiones, y de esta manera contribuir a incrementar el nivel de servicio al cliente. Esto se logra a través de un levantamiento del proceso completo de un pedido y un diagnóstico de la situación actual, identificando actividades críticas dentro del proceso y la información necesaria para llevar a cabo de mejor manera estas actividades. La metodología utilizada para este proyecto está basada en el libro Rediseño de procesos de negocios mediante el uso de patrones de Oscar Barros, la que consta de 3 partes: Definir el proyecto, Entender la situación actual y finalmente Rediseñar el proceso. A través del análisis de la situación actual se detectó que no se están realizando gestiones oportunas durante el proceso de envío de contenedores debido a que no se están identificando a tiempo los problemas ocurridos durante el trayecto. Para combatir esto, las direcciones del rediseño apuntan principalmente hacia la mantención consolidada de estado y la anticipación. En concreto, se generan dos propuestas de solución, una consiste en una herramienta que permite consolidar toda la información de los contenedores enviados a los clientes para poder saber su ubicación en todo momento, y otra que consiste en un Tablero de Control que muestre alertas oportunas, que permitan realizar gestiones concretas para que el pedido llegue a tiempo al cliente. Además, este tablero permite automatizar la generación de reportes para poder utilizar el tiempo en actividades que generen valor para el proceso.